Ein ERP-System ist die Basis für die Steuerung eines Unternehmens. Völlig klar, dass Unternehmen jede Änderung mit Bedacht vornehmen.

ERP-Systeme sind das zentrale Nervensystem eines Unternehmens, oft spezialisiert und fragil, aber etabliert und akzeptiert. Jedoch muss das Rad ja nicht stets neu erfunden werden. Es gibt Standard-Lösungen am Markt, die unterschiedlichen Anforderungen gerecht werden. Die Kunst ist, zuerst die Anforderungen zu definieren, danach auszuwählen und ziemlich sicher Schnittstellen zu definieren.

In der Praxis zieht sich die Auswahl für ein neues ERP-System oft über mehrere Jahre hin und für viele ist schon die Evaluierung eine Tortour. Bei denen, welche die Notwendigkeit erkannt haben, spielen die Kosten eine wesentliche Rolle und die Entscheider postulieren das Festhalten an den Standards, um kostspielige Anpassungen zu vermeiden. Eines ist jedoch immer wieder erstaunlich: Kurze Zeit nach dem Kick-Off kippt in vielen Fällen das Mantra (die magische Formel) Standardisierung.

Gründe für den Wechsel sind vielfältig

Es gibt triftige Gründe, warum sich ein Unternehmer mit dem Austausch des eigenen Rückgrats beschäftigen muss. Ein tatsächlich noch anzutreffender Grund für einen Wechsel ist mangelnde Kompatibilität des bestehenden Systems mit den aktuellen Betriebssystemen. Es gibt wirklich noch Unternehmen, die mit Lösungen aus DOS-Zeiten oder der mittleren Datentechnik arbeiten. Zu dieser Zeit sprach man in der grafischen Industrie noch von Branchensoftware – im höchsten Fall von Management Information System (MIS), was aber genauso falsch ist. Denn der Rest der Welt versteht darunter ein Analyse- und Report-System für Unternehmenskennzahlen. Bleiben wir also lieber bei ERP-System (Enterprise Resource Planning), das die Ressourcen wie Kapital, Personal, Betriebsmittel, Material, Informations- und Kommunikationstechnik im Unternehmen rechtzeitig und bedarfsgerecht planen und steuern muss.

Aber zurück zu den Wechselgründen. Eine mindestens so schlechte Ausgangsbasis hat ein Unternehmen, wenn der Software-Anbieter nicht mehr zur Verfügung steht. Das gilt für Eigenentwicklungen genauso wie für Anbieter (Hiflex, Alphagraph oder andere), die quasi „über Nacht“ verschwunden sind. Der Zwang zum Umstieg kann auch daher rühren, dass die bestehende Lösung einzelnen Anforderungen nicht mehr gerecht wird (Stichwort: Cloud-Computing oder Schnittstellen). Wie auch immer, die zwingende Notwendigkeit, umsteigen zu müssen, ist nicht nur ärgerlich, sondern führt oft genug auch zu Unwillen am Projekt.

Eine deutlich bessere Startposition haben Unternehmen, die einen ganz gezielten Bedarf definiert haben, die sich verbessern möchten und die ihre eigene Transformation vorantreiben wollen. Unternehmen die einen hohen Reifegrad für die Digitalisierung aufweisen können und fit für die Zukunft sind.

In jedem Fall startet der Prozess der Evaluierung meist bei den „üblichen Verdächtigen“, vielleicht wagt der eine oder andere noch den Blick über den Tellerrand und schaut sich ein „neutrales“ ERP-System an. Wobei es keine wirklich neutralen ERP-Systeme gibt, da sich jedes auf eine oder mehrere Branchen fokussiert und seine Kompetenzen klar abgrenzt. Das ist fair und auch gut so.

Ähnlich ist nicht gleich

Nach ersten Präsentationen und Besuchen bei vom Anbieter aufgebotenen Referenzen geht die Auswahl dann ins Detail. Der Besuch von Kollegenbetrieben ist grundsätzlich keine schlechte Idee, denn prinzipiell arbeiten die meisten Druckereien mit den „fast“ gleichen Maschinen, mit „vergleichbaren“ Prozessen und an „ähnlichen“ Aufträgen. Aber Vorsicht: Ähnlich ist nicht gleich.

Es tauchen ganz sicher Abweichungen zu den eigenen Prozessen auf. Sind die Abweichungen aber größer als erwartet, folgen oft erste Zweifel an einer Standardsoftware und die Fraktion „Eigenentwicklung oder Programmanpassung“ verlangt eine Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile. Dabei spricht jedoch etliches dafür, im Standard zu bleiben.

  • Standardsoftware gilt als ausgereift.
  • Der Kostenrahmen wird eingehalten und die Inbetriebnahme kann kurzfristig erfolgen.
  • Module der Standardsoftware ermöglichen einfache Verknüpfungen verschiedener betrieblicher Prozesse.
  • Standardsoftware setzt in der Regel auf Standard-Schnittstellen und erleichtert die Integration in Workflows.
  • Schulungen sind üblicherweise günstiger als individuelle Dienstleistungen.

Standardsoftware hat natürlich auch Nachteile – sobald der Standard verlassen wird (was aber noch längst nicht für eine Eigenentwicklung spricht).

  • Für Standardsoftware gelten konkrete Systemanforderungen, die nicht immer die preiswerteste Lösung darstellen.
  • Standardsoftware passt gegebenenfalls nicht 100%-ig zu den betrieblichen Abläufen und Anforderungen.
  • Anpassungen der Standard-Software an die speziellen Bedürfnisse verursachen vergleichsweise hohe Folgekosten, da diese Anpassungen auch bei Versionswechseln und Updates mitgenommen werden müssen.

Richtungswechsel haben Konsequenzen

Nehmen wir jetzt an, nach Abwägung aller Argumente fällt die Entscheidung zugunsten einer Standardsoftware, das Projektteam ist motiviert, der Plan für die Einführung nimmt Formen an und je nach Ausrichtung und in Abhängigkeit der gewählten Module und Optionen startet das Projekt. Der Zeitrahmen für die Einführung der ausgewählten Software erscheint für alle Beteiligten als machbar. Das geht bis zu dem Zeitpunkt gut, bis es jemand (im oder außerhalb des Projektteams) gelingt, eine ganz bestimmte Anforderung als unumstößlich darzustellen. Große Diskussionen und eine um sich greifende Verunsicherung endet mit manchmal faulen Kompromissen, deren Auswirkungen auf spätere Prozesse kaum abzusehen sind.

Klar, viele ERP-Software-Pakete erlauben es, in mehrere Richtungen zu gehen – wobei jeder Richtungswechsel wiederum die Entscheidung für einen Standard einfordert. Eng wird es, wenn kein von der Software vorgesehener Weg als Lösung akzeptiert wird und keine Bereitschaft zum Einlenken da ist. In der Praxis lässt sich immer wieder eine ordentliche Lücke zwischen dem Gedanken „Wir müssen die Komfortzone verlassen“ und der Tat „Wir verlassen jetzt die Komfortzone“ feststellen.

„Bei Veränderungsprozessen bleibt der Umgang mit den unterschiedlichen Reaktionstypen eine der größten Herausforderungen. Fakt ist: Soll das Change-Management gelingen, müssen alle Mitarbeiter ernst genommen werden.“ – Bernd Zipper.

7 Fakten rund um Standard-Software

Eine Standard-Lösung kann sicher nicht alles und oft genug ist eine Dritt-Software als Unterstützung oder zur Stabilisierung bestimmter Prozesse notwendig. Aber beim kleinsten Gegenwind den Standardweg zu verlassen, nur weil man eine Veränderung scheut, ist wenig ratsam. Dazu ein paar Beispiele.

  • Die Geschäftsleitung hat dem ERP-Projekt und dem Gedanken der Standardisierung eine zu geringe Priorität gegeben. Die Veränderung muss geplant und kommuniziert werden. Rührt der Bedarf für eine neue Software aus dem Wunsch, das Unternehmen neu auszurichten, dann ist das ERP-Projekt auf jeden Fall Chefsache.
  • Die Projektleitung wiederum braucht die Unterstützung der Geschäftsleitung. Gerade bei aufkommenden Problemen darf auf keinen Fall Funkstille aus der Chefetage herrschen. Ein Umfallen, nur weil zunächst die Leistung nach unten und die Komplexität nach oben geht, gilt nicht.
  • Das Projektteam soll die Standards definieren nicht Software programmieren. Es sind qualifizierte und kompetente Mitarbeiter gefragt, die sich auf Neues einlassen, sich aber auch der Tragweite von Entscheidungen bewusst sind.
  • Was jede Standardisierung sicherlich zu Fall bringt, ist der Versuch, das alte ERP-System nachzubilden. Warum auch? Wenn der alte Standard so großartig war, warum dann überhaupt ein neues System?
  • Es gibt Anforderungen, die Drittsoftware oder moderate Anpassungen der Standard-Software notwendig machen. Hier ist immer zu hinterfragen, ob das wirklich nötig ist.
  • Behandelt ein Unternehmen die ERP-Einführung als reines IT-Projekt, tut sich ein Problem auf. Sicher ist es wichtig, die Sicherheit eines Cloud-Systems vom IT-Management prüfen zu lassen, doch solide ERP-Software-Anbieter sind zertifiziert und erfordern keine übermäßige Überprüfung durch interne Abteilungen, die im schlimmsten Fall ein Hindernis darstellen.
  • Und schließlich: Wer an tradierten Abläufen festhält und keine Bereitschaft zur Veränderung der Prozesse aufbringt, wird auch mit einem neuen, auf Standards beruhenden, System scheitern. Das beweisen viele eingestellte Projekte – nicht nur im ERP-Bereich.

Den Veränderungsprozess managen

 Wobei der letztgenannte Punkt geradezu ein KO-Kriterium für eine gezielte Transformation ist – vor allem, wenn die Geschäftsleitung beim operativen Geschäft außen vor ist. Denn natürlich gibt es den fassungslosen Abteilungsleiter, der nun nicht mehr mit seinen Excel-Listen arbeiten kann, es gibt den aufgelösten Verkäufer, der die Frage stellt, ob er verkaufen soll oder mit Software spielen, nur weil er sich mit dem CRM-System am Gängelband sieht. Hier gilt nur eines: „Frag nicht den Frosch, ob du den Teich trockenlegen sollst!“

Bei jedem Veränderungsprozess geht die Leistung zunächst nach unten und die Komplexität nimmt zu. Das relativiert sich jedoch mit der Zeit und kehrt sich wieder um. Wichtig ist hier, das Projekt eng zu begleiten.

Aber das Problem ist nicht zu unterschätzen. Beschäftigt eine Druckerei langjährige Mitarbeiter, wird dies üblicherweise positiv gesehen. Gerade das kann jedoch beim Veränderungsprozess und bei modifizierten Arbeitsbedingungen zu erheblichen Schwierigkeiten führen. Denn generell geht die Leistung bei Veränderungsprozessen zunächst nach unten und die Komplexität nimmt zu. Diese für Veränderungen völlig normale Konsequenz ist durch geeignete Maßnahmen abzufedern, da sonst der Zusammenbruch eines Projektes droht.

Mit dieser Matrix lassen sich gewünschte Veränderungen herbeiführen. Ein klares Ziel, eine gute Kommunikation, fachliche Fähigkeiten, entsprechende Werkzeuge, großzügige Entlastung der Beteiligten vom Alltagsgeschäft und ein nachvollziehbarer Aktionsplan!

Wer kein klares Ziel hat, landet in der Konfusion, denn ohne Ziel kann es keine Treffer geben. Schlechte Kommunikation führt zu Ablehnung. Wer nicht sagt, was er will, bekommt auch nicht, was er möchte. Fachliche Defizite müssen erkannt und im Zweifelsfall durch externe Spezialisten ausgeglichen werden. Unterlässt man das, dann erzeugt es Ängste. Die falschen Werkzeuge? Dann ist Frust die Folge. Einen Nagel mit der Zange in die Wand schlagen, geht zwar, macht aber keinen Spaß! Ist für keine oder nur geringe Entlastung gesorgt, geht es langsamer voran als geplant. Das kann jedoch zum Stillstand oder Abbruch von Projekten führen. Zuletzt der Aktionsplan. Gibt es den nicht oder ist er nicht nachvollziehbar, führt das unweigerlich ins Chaos.

Zugegeben: Keine ERP-Software Einführung wird ohne Begleitmusik gespielt, aber die größten Disharmonien vermeiden Sie, wenn Sie an den durchdachten und erprobten Standards festhalten und nur in gut dokumentierten und begründeten Ausnahmen davon abweichen.

My Take: Die Einführung einer ERP-Standard-Software kann von vielen Problemen begleitet sein. Manchmal ist es die Organisation und es kommt „nur“ zu Verzögerungen. In anderen Fällen reichen die Ressourcen nicht aus. Die Ursachen für die Stolpersteine sind jedoch häufig die gleichen: Fehlende Vorgaben, schlechte Kommunikation, falsches Projektmanagement und keine Rückendeckung durch die Geschäftsleitung. Mit einer guten Planung, fachlicher Voraussicht und umfangreicher Kommunikation wäre das Ziel leicht erreichbar und der neue Standard würde seine Wirkung entfalten. Er ist der erste, aber wesentliche, Schritt zur Automatisierung und damit Wegbereiter für die digitale Transformation.

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