Korrekturen, unzugänglicher Content, mangelnde Sicherheit bei Zugriffen – wer Probleme beim Datenhandling vermeiden will, der zentralisiert seine Daten. Wo liegen die Vorteile für Onlinedrucker?
Das Vorhalten von Daten gehört zum Kern der Medienproduktion. Manchmal hapert es aber an der Sicherheit und oft an der Zugänglichkeit – der Aufwand für die Pflege ist immens und Branchen-übergreifenden Bedarf an adäquaten Lösungen zum Datenhandling gibt es reichlich. Jürgen Hein, Head of Marketing & Sales bei LSD, kennt die Probleme, die Unternehmen aus der Medienwelt mit dem digitalen Datenhandling im Zuge der Kommunikation mit internationalen Standorten, Agenturen und Print-Fulfillern haben, nur zu gut. Der Düsseldorfer Service-Dienstleister hat mit myWorkflow dazu auch eine eigene Lösung im Portfolio.
Bernd Zipper: Jürgen, Zentralisierung von Daten in der Medienproduktion – wie kann man sich das konzeptuell vorstellen?
Jürgen Hein: Alle Unternehmens-Mediendaten wie z. B. Logos, Shootings, High-End-Bildretuschen, Reinzeichnungen, Adobe-Illustrator- und InDesign-Dateien, Schriften, Präsentationen, Verträge, Videomaterial, Renderings u. v. m. – eben alles, was in der Medienwelt erzeugt wird, damit Unternehmen mit Kunden, Partnern und Dienstleistern kommunizieren können – werden in der Regel in der Agentur gespeichert, in der sie auch erstellt wurden. Bei einem Unternehmen, das nur eine Agentur beschäftigt, ist das überschaubar. Bei größeren oder internationalen Unternehmen sieht das noch anders aus. Hier arbeiten i. d. R. mehrere, z. T. über den gesamten Kontinent verteilte Agenturen parallel an Anzeigen-Kampagnen, Verpackungen, POS-Maßnahmen, TV-Spots, Renderings. Dabei wird das Material häufig doppelt bearbeitet. Denn meistens weiß die eine Agentur nicht, dass die andere Agentur ein ähnliches Bild bearbeitet. Offene Daten sind bei Agenturen „heilig“ und werden gehütet wie ein Schatz.
Als Verantwortlicher kann man sich auch fragen wie es aussieht, wenn sich das Unternehmen und die Agentur nicht mehr verstehen, oder eine plötzliche Insolvenz oder ein Unfall (Feuer, Wasserschaden) alle Kundendaten zerstören. Den Schaden für die Neuerstellung der Daten trägt das Unternehmen. Das Ausmaß und die damit verbundenen Kosten sind schwer zu berechnen. Bei einer langjährigen Partnerschaft mit einer Agentur kann dieser Wert schon in die Millionen gehen.
Um diese Kosten und den Stress zu vermeiden, werden Daten von einem neutralen Anbieter in einer Bilddatenbank gepflegt, dabei direkt zur einfachen Suche verschlagwortet und auf vorher definierte Kriterien in der Qualität geprüft. So kann jeder davon ausgehen, dass das Material in der Bilddatenbank makellos ist und bereit für eine weltweite Nutzung. Um dieses Konzept abzurunden, ist die Bilddatenbank Bestandteil eines MRM-Systems. So wird gewährleistet, dass das zentrale System alle Steps wie Bildauswahl, Freigabe, Übersetzung, PIM, Projektmanagement und Web2Publish-Möglichkeit, schnell und einfach für alle Beteiligten nutzbar zu macht. Ein System für alles eben und ein Riesenschritt zur Digitalisierung des Unternehmens.
Bernd Zipper: Wie viele in der Medienindustrie tätige Unternehmen haben diesen Schritt schon getan und ihre Daten zentralisiert? Wie sind da die Erfahrungen Deinerseits?
Jürgen Hein: Einige haben diesen Schritt bereits vollzogen oder befinden sich gerade am Anfang der Medienproduktions-/Datenzentralisierung. Die Unternehmensgröße oder -branche spielt hierbei keine Rolle. Für unsere Kunden aus den Bereichen Pharma, Automobilzulieferer, Franchisegeber oder Metallbau spielt die Datenzentralisierung bereits eine große Rolle. Insgesamt betrachtet, sind viele Unternehmen noch am Anfang der Zentralisierung, jedoch wird der Bedarf immer deutlicher. Auf Kundenseite sind die Erfahrungen mit der Zentralisierung durchweg positiv. Kosten- und Zeiteinsparung bei der Datenrecherche, stetige Verfügbarkeit, keine doppelte Datenhaltung, keine lokale Datenablage, Steigerung der Produktivität und Datenqualität durch verfügbare Metainformationen am Asset, schnelles Auffinden, Korrektur- und Freigabeprozess sowie die Unabhängigkeit von Agenturen und Dienstleistern sind hier das positive Feedback. Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen durch die Zentralisierung von Daten und den Aufbau einer zentralen Medienproduktion in der Medienerstellung eine Zeit- und Kostenersparnis (intern und extern) von ca. 30-40 % erzielen können. Gut die Hälfte unserer Kunden hat diesen Schritt bereits vollzogen oder befindet sich gerade auf dem Weg dorthin.
Bernd Zipper: Welche Systeme werden dazu eingesetzt?
Jürgen Hein: Als Systeme kommen hier MAM- oder spezielle MRM-Systeme mit unterschiedlichen Schwerpunkten zum Einsatz. Diese bieten Möglichkeiten zur Nutzung von Bilddatenbanken, PIM+, webbasierten Übersetzungen und Freigaben direkt in InDesign-Dateien bis zu Web2Publish-Anwendungen. Kommt ein InDesign-Server zum Einsatz, kann der Kunde viele Werbemittel und Artworks direkt bearbeiten. Henkel Düsseldorf beispielsweise ist ein Vorreiter, was die Nutzung dieser Möglichkeiten anbelangt.
Bernd Zipper: Kannst Du mir ein paar Anwendungsfälle für Onlineprinter aufzeigen, in denen Datenzentralisierung einen Vorteil bringt?
Jürgen Hein: Klar, für den Onlineprinter ist die Datenzentralisierung bei der Erstellung von Web2Print-Templates, veränderten Nachdrucken oder als Kundenservice zur Vorhaltung aller finalen Daten des Kunden ein großer Wettbewerbsvorteil. Der Onlinedrucker kann ohne viel Datenrecherche kleine Änderungen oder Adaptionen erstellen und drucken.
Beispiel Imagebroschüren: Bei jedem Nachdruck mit kleinen Änderungen (Adresse) musste bisher die Agentur die Änderungen ausführen und dem Drucker ein neues Druck-PDF zukommen lassen. Liegen Daten aber zentral vor, kann der Drucker die Korrekturen für den Kunden ausführen; nach dem Druck ist die aktuelle Version wieder in der Datenbank, sodass nichts verlorengeht. Der Kunde spart Zeit und Geld.
Anderes Beispiel: Ein Unternehmen beauftragt einen Onlinedrucker mit der Erstellung einer Web2Print-Vorlage. Der Drucker bzw. der Kunde hat nun die mühevolle Aufgabe, bei Agenturen oder Lithobetrieben des Kunden die aktuellen Daten anzufordern. Das bedeutet sowohl für den Kunden als auch für den Drucker einen hohen Zeitaufwand und hohe Kosten. Der Drucker hat wesentlich mehr Möglichkeiten, dem Kunden einen Service anzubieten, und macht sich dadurch schwerer austauschbar. Liegen von einer Broschüre die aktuellen Masterdaten in der Datenbank vor, kann der Drucker dem Kunden den Service der Sprachadaption bieten und damit auch direkt den Druckjob bekommen. Ein weiteres Szenario, das ich so schon erlebt habe: Ein Mitarbeiter des Kunden, der für das Projekt X zuständig ist, ist leider erkrankt. Er hat mit einer Agentur zusammengearbeitet. Leider war keine weitere Person in das Projekt eingebunden, sodass aufgrund des Krankheitsfalls eine enorme Recherche-Arbeit stattgefunden hat: zum einen nach der engagierten Agentur, zum anderen – bei der Agentur – nach dem Flyer. Zu allem Übel war auch noch der ursprüngliche Ansprechpartner nicht mehr in der Agentur beschäftigt. Ein Extremfall, der jedoch durch eine zentralisierte Datenvorhaltung nicht vorgekommen wäre. Durch diese hätte er online direkt Zugriff auf alle benötigten Daten gehabt und wäre nicht auf den Kunden oder die Agentur angewiesen gewesen. Die langwierige, kostenträchtige Datensuche hätte so vermieden werden können.
Ein Anwendungsfall aus der Druckdaten-Freigabe: Eine erfolgte Datenzusendung an den Drucker entspricht nicht den Vorgaben der Druckerei. Somit muss der Kunde und durch diesen die Agentur um ein neues Print-PDF gebeten werden. Die verstrichene Zeit müsste im Druck aufgeholt werden. Durch eine Datenzentralisierung und die hinterlegten Druckspezifika ist diese Fehlerquelle jedoch vermeidbar, weil der Zugriff 24/7 erfolgen kann und keine erneuten Daten-Anfragen gestartet werden müssen.
„Gründe und Szenarien für die Datenzentralisierung im Onlinedruck gibt es viele. Printer müssen den Bedarf im Einzelfall abschätzen, um die Vorteile auch in ihrem Business als Mehrwert umzusetzen zu können.“ – Bernd Zipper
Bernd Zipper: Also könnten Onlinedrucker mit verschiedenen Standorten auch länderübergreifende Datensammlungen sinnvoll unterhalten?
Jürgen Hein: Genau hier ist der Vorteil, den große Unternehmen mit weltweiten Standorten heute brauchen. Eine zentrale Datenablage aller Daten vom InDesign-Dokument bis zur offenen Photoshop-Datei, die dann von lokalen Tochterunternehmen der Druckerei im eigenen Land und im Ausland mit Nativespeakern adaptiert werden kann. Der Kunde spart dadurch viel Zeit, und dem Drucker verleiht der Service einen enormen Wettbewerbsvorteil, da er weder die Pflege, noch die Adaption übernehmen und folglich nicht mehr die komplette Dienstleistung erbringen muss.
Bernd Zipper: Wie geht so ein Zentralisierungsablauf beispielhaft vonstatten?
Jürgen Hein: Wenn der Kunde sich für zentralisiertes Arbeiten entscheidet, wird ein Partner gesucht, der Erfahrung auf dem Gebiet der Zentralisierung hat und über die passenden Ressourcen und Software-Tools verfügt. Anderenfalls kann natürlich auch ein neutraler Softwareanbieter gesucht werden.
In der Regel liegen finale offene Daten von Projekten wie z. B. Imagebroschüren, Flyern, Katalogen, Visitenkarten, Handzetteln etc. bei der jeweiligen Agentur oder Medienproduktion, die mit dem Projekt beauftragt war. Bei größeren Unternehmen kommen im Laufe der Jahre schon ein paar Agenturen zusammen, bei denen Daten gegen Entgelt für jedes Projekt oder jede weitere Benutzung archiviert und rearchiviert werden.
Ist eine Plattform und ein Dienstleister gefunden, werden alle Daten der Agenturen in einer Initialbefüllung der Medien durch die mitwirkenden Agenturen kopiert. Der Mediendienstleister erarbeitet parallel mit dem Kunden Schlagwörter, Verzeichnisbäume und Namenskonventionen, damit die neu strukturierten Daten auch nach Jahren noch schnell und einfach gefunden werden und weiterhin in die Strukturen des Unternehmens passen.
Hier ist es sehr wichtig, keine Experimente einzugehen. Eine nachträgliche Neustrukturierung ist mit viel Zeit und Kosten verbunden. Sind diese Schritte (in Workshops) abgeschlossen, beginnt die Arbeit der Restrukturierung der Dateien, der Verschlagwortung in verschiedenen Sprachen und der Umbenennung. Hierbei werden die Daten vom Mediendienstleister direkt in die Bilddatenbank eingelesen. Wenn alle Daten importiert und im System abgelegt sind, kann der weltweite zentrale Zugriff und die beschleunigte Bearbeitung beginnen. Der Mediendienstleister steht natürlich immer mit Rat und Tat zur Seite und pflegt auf Wunsch alle neuen Daten entsprechend den Vorgaben für den Kunden ein. Dieses Verfahren hat sich im Lauf der Jahre für viele Kunden als sehr hilfreich herausgestellt, da Unternehmen auf diese Weise die Verantwortung für die Kundendaten haben und dafür geradestehen, dass alles gefunden wird.
Ziel ist es bei solch einem Konzept sich nahe der Unternehmensstrukturen zu bewegen, um den Wiedererkennungswert und somit die Akzeptanz des Systems zu erlangen. Hier sind Workshops unumgänglich, um die Ziele bzw. Anwendungsmöglichkeiten und die Umsetzung zu besprechen und zu finalisieren.
Bernd Zipper: Bei dem Umgang mit Firmen- und Kundendaten spielt die Sicherheit eine gewichtige Rolle. Gibt es Nachteile gegenüber dezentralen Lösungen in Sachen Datenzugang, Sicherheit, Datenintegrität etc.? Wie kann die Sicherheit der Daten garantiert werden?
Jürgen Hein: Gute Frage. Natürlich haben wir uns auch hierzu viele Gedanken gemacht. Grundsätzlich steht die zentrale Datenablage der dezentralen Ablage in nichts nach. Ganz im Gegenteil: Wir hosten die Daten der Kunden in modernen Rechenzentren. Diese verfügen über alle erdenklichen Sicherheitsstandards. Ausgestattet mit Dieselmotoren zur Stromversorgung im Katastrophenfall, Feuerlöscheinrichtungen und aufwendigen Zugangsmaßnahmen. Sie verfügen über viele Zertifikate und haben sich IT-Audits unterzogen, um eine höchstmögliche Datensicherheit für unsere Kunden zu gewährleisten. Natürlich werden Daten regelmäßig in externen Backups an unterschiedlichen Standorten gesichert, sodass diese je nach regionaler Lage auch im Katastrophenfall zur Verfügung stehen.
Damit der Kunde nicht in einer Abhängigkeit zu uns oder zum Medienunternehmen steht, nehmen wir mit dem Kunden quartalsweise einen Datenaustausch vor, sodass die Daten zusätzlich (in lesbar Form) im Tresor des Kunden gesichert sind.
User- und Gruppenregeln erlauben je nach Einstellung und Kundenwunsch unterschiedliche Zugriffe durch externe und interne Mitarbeiter, Agenturen oder Druckereien. So kann niemand auf die Daten zugreifen, der nicht über die erforderlichen Rechte verfügt. Auch können Nutzungsbedingungen direkt am Asset hinterlegt werden und müssen nicht mühsam mit Textdokumenten dokumentiert werden.
Datenzentralisierung hat insbesondere deshalb Vorteile, weil Daten bei einer dezentralen Vorhaltung verloren gehen, nicht auffindbar sind etc. und bei Agenturen nicht sicherer sein können.
Bernd Zipper: Angenommen, ein Onlinedrucker verwaltet seine Daten zentral – macht es dann für international tätige Printer Sinn, Zugriffsregeln für bestimmte Verfügbarkeitsregionen zu erstellen?
Jürgen Hein: Sicher, dies ist einer der wichtigen Punkte des zentralen Arbeitens. Der Kunde entscheidet darüber, welches Land auf welche Daten Zugriff hat und für das jeweilige Land adaptiert. Wird das Angebot für die Länder per Web2Print organisiert, garantiert die zentrale Datenvorhaltung mit angebundenem Web2Print-Kanal einen weltweiten Standard aller Werbemittel eines Unternehmens. Hier ist eine Freigabeschleife zum zentralen Marketing integriert, sodass weltweit auch die Kommunikation zentral gestreut wird. Egal ob in Asien, USA oder Deutschland.
Bernd Zipper: Mit welchen Problemen sahen und sehen sich Online-Unternehmen konfrontiert, die ihre Daten zentralisiert ablegen?
Jürgen Hein: Das größte Problem oder besser: die größte Herausforderung ist das Zusammentragen der Daten, die sich im Laufe der Jahre auf sehr viele Agenturen und Druckereien verteilt haben. Wenige Mitarbeiter in den Unternehmen haben noch einen Überblick darüber, welche Daten überhaupt vorhanden sind. Shootings werden doppelt beauftragt, Bilddaten werden mehrfach bearbeitet. All das kostet viel Zeit, Geld und Nerven. Das Problem für die Anbieter ist, den Kunden eine geeignete Plattform mit einer intuitiven GUI anzubieten und schnelles Storage zur Datenspeicherung bereitzustellen. Hier sollte die Lösung bereits die Weichen auf Zukunft gestellt haben. Cloudlösungen wie Dropbox etc. sind zwar günstig. Eine Lösung für eine professionelle Datenzentralisierung stellen sie indes nicht dar. Ein weiteres Problem ist das Know-how, das in Unternehmen erst aufgebaut und erlernt werden muss. Dies sind jedoch Kleinigkeiten, die den Mehrwert der zentralen Datenablage nicht dermaßen beeinträchtigen, dass die Zentralisierung infrage gestellt werden sollte.
Bernd Zipper: Wie geht es weiter? Was dürfen Online-Unternehmen in der Richtung in Zukunft noch erwarten?
Jürgen Hein: Es ist und bleibt spannend. Wir arbeiten weiter an Lösungen, um die zentralen Daten der Unternehmen auch effizient weiter zu nutzen. Hierfür bieten wir ein Marketing-PIM-System aus der myWorkflow-Suite an, das mit den Assets aus der zentralen Datenvorhaltung verknüpft ist und über Schnittstellen mit beliebig vielen Ausgabekanälen verbunden werden kann. So kann ein Unternehmen z. B. zentral alle Produkte aus SAP in unsere PIM-Lösung importieren und mit Marketinginhalten anreichern. Die Schnittstellen erlauben dann eine direkte Pflege von z. B. Amazon, Facebook, YouTube, eigenem E-Shop, Artworks auf InDesign-Basis, Katalogen, Produktfinder-Apps usw. – in Echtzeit aus einer Quelle.
Das heißt: Die Datenzentralisierung steht noch am Anfang. Heute gilt es in erster Instanz, alle Daten des Unternehmens zentral zu sichern und alle Kanäle, egal ob online oder offline, zu pflegen.
Das Einsparungspotential ist enorm und gibt den teuren Mitarbeitern im Marketing Zeit für das Wesentliche – Marketing.
My Take: Gute Sache. Die Datenzentralisierung bringt in der Medienproduktion nicht nur Zeitersparnis durch Verschlagwortung und effiziente Archivierung sowie Sicherheit – vor allem bei Printern mit mehreren Standorten kann z. B. die letzte Freigabe mit landesgemäßer oder regionaler Anpassung schnell und risikofreier erfolgen. Im Endeffekt muss aber jeder Onlineprinter selbst entscheiden, ob er sich der Thematik annimmt. Schließlich machen viele „nur“ Upload und Print. Wer sich aber dazu entscheidet, sich das Mehr an Übersicht und die Reduzierung der Fehleranfälligkeit im Datenhandling zu leisten, der sollte sich einen erfahrenen Partner dafür nehmen. Der Aufwand kann sich lohnen – Klein-klein-Denken nicht.
