MARKT: TEIL 2 – HOMEOFFICE – ÜBERWIEGEN DIE VORTEILE?

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Letzte Woche haben wir in Teil 1 „MARKT: HOMEOFFICE – ÜBERWIEGEN DIE VORTEILE?“ bereits darüber berichtet, wie Unternehmen mit dem Thema Homeoffice umgehen und welche Chancen und Risiken dies mit sich bringt. Hier in Teil 2 lesen Sie weitere Kommentare und Erfahrungen von IOP-Mitgliedern.

Ulrich Schätzl
Schätzl Druck + Medien GmbH

Homeoffice hatten wir schon ab März 2019 sehr stark ausgebaut. Jeder Mitarbeiter in der Verwaltung und Produktionsleitung hat die Infrastruktur für Homeoffice eingerichtet. Sie organisieren sich je nach Abteilung selbstständig, wer wann im Homeoffice oder onsite ist. Da gibt es keine Vorgaben durch die Geschäftsleitung.

Homeoffice ist bei uns Teil einer neuen Strategie und spart Büroflächenerweiterung und wird von den Mitarbeitern in Geschäftsleitung, Accounting, IT, Sales, Account Management, Produktionsleitung und Personal auch sehr geschätzt.

Die Erfahrungen dazu sind durchweg sehr positiv. Die Mitarbeiter sind teils produktiver als im Unternehmen und freier in ihrer Tagesgestaltung. Filesharing, Kollaboration etc. läuft dank Cloud komplett gut. Aktuell sind etwa 70% der Belegschaft im Homeoffice. In einigen Fällen und bei technischen Diskussionen finden Termine vor Ort statt, ansonsten ebenfalls virtuell.

 

Oliver Curdt
Verband Druck + Medien Nord-West e. V.

Beim VDM Nord-West gehören digitale Strukturen zum Arbeitsalltag. Da unsere Mitarbeiter/innen aufgeteilt auf drei Geschäftsstellen arbeiten, waren sie es bereits vor dem ersten Lockdown gewohnt, aus der Ferne zusammenzuarbeiten. Aufgrund unserer technischen Infrastruktur konnten wir im März relativ einfach in die mobile Arbeit wechseln: Bis auf wenige Ausnahmen sind alle Mitarbeiter mit den nötigen mobilen Arbeitsmitteln ausgestattet und können über gesicherte VPN-Verbindungen auf alle Daten zugreifen.

Cloud-Telefonie gewährleistet, dass unser Team immer und überall über die gewohnten Telefonnummern erreichbar ist, Zoom und Teams hatten wir bereits eingeführt. Trotzdem war es eine neue Situation und wir mussten stärker als zuvor in die Nutzung digitaler Medien einsteigen.

Team- und Arbeitsbesprechungen über Teams haben sich in den vergangenen Monaten bewährt. Das „Einander sehen“ war und ist gerade in Lockdown-Zeiten wichtig, um in Kontakt zu bleiben. Doch auch im Büro bei der „face-to-face“-Kommunikation sind alle Mitarbeiter darin geübt, sich bei Beachtung aller Hygienemaßnahmen mit Abstand und Maske zu begegnen. Da der Informationsbedarf unserer Mitglieder über Maßnahmen und Unterstützungsangebote während der Pandemie sehr groß ist, kommen wir mit Online-Informationsveranstaltungen, Webinaren, Videokonferenzen und Remote-Beratungen nach. So sind wir im engen Austausch mit unseren Mitgliedern, auch ohne persönliche Treffen.

Generell hat sich gezeigt, dass der Arbeitsplatz auch in den Betrieben unserer Branche kein Hotspot für Ansteckungen ist. Dazu beigetragen haben die ohnehin schon hohen Arbeitsschutzstandards und seit Ausbruch der Pandemie die penibel umgesetzten Hygieneregeln. Die Wirtschaft tut alles dafür, Infektionen zu vermeiden. Dort, wo produziert wird, haben wir ebenso wenig ein nennenswertes Infektionsgeschehen wie in den Geschäften des Einzelhandels, die zur Deckung des täglichen Bedarfs geöffnet sind. Eine gesetzliche Verpflichtung zum Homeoffice ist deshalb völlig verfehlt.

 

Frank Siegel
Obility GmbH

Als Softwarefirma sind wir sicher anders aufgestellt als ein typisches Druckunternehmen, da wir nicht auf eine Produktionsstätte angewiesen sind und keine Mannschaft an Maschinen benötigen. Unser Betrieb läuft seit April 2020 nahezu remote. Das heißt, unsere Entwickler und unsere Consultants sind alle im Homeoffice. Auch der Vertrieb und die Verwaltung arbeiten fast ausschließlich zu Hause mit Laptop und Telefon.

Ein paar wenige Ausnahmen waren Präsentationstermine bei Interessenten und Schulungstermine bei Kunden, wenn die Partner darauf Wert gelegt haben. Alle zwei Wochen treffen sich noch ein paar Mitarbeiter im Büro, um gemeinsame Projekte abzustimmen. Im schlimmsten Fall könnten wir aber auch diese Meetings remote durchführen.

Da wir für die Verwaltung unsere eigene webbasierte ERP-Lösung einsetzen, gibt es keinen Unterschied, ob man im Büro oder zu Hause arbeitet. Auch haben wir schon vor Corona intern und extern Online-Meetings durchgeführt, entsprechende Software eingesetzt und viele Erfahrungen aufgebaut. Wir haben diese Arbeitsweise seitdem ausgebaut, arbeiten neben Online-Meetings mit Chat-Rooms und nutzen zentrale SharePoints. Unsere Mitarbeiter waren anfangs skeptisch. Heute wollen viele nicht mehr auf das Homeoffice verzichten. Wir haben keinen Leistungsabfall erkennen können. Dennoch werden wir nach der Krise wieder zwei Anwesenheitstage einführen, vermutlich einen fixen und einen variablen Tag, um den persönlichen Austausch und das Zusammengehörigkeitsgefühl zu fördern.

Meines Erachtens sind für erfolgreiche Heimarbeit neben der geeigneten IT fest terminierte Online-Meetings wichtig, in denen sich die Mitarbeiter austauschen. Und zwar innerhalb von Arbeitsgruppen, von Abteilungen und auch firmenübergreifend.

 

Heiko Masur
Druckerei Häuser KG / www.druckdiscount24.de

Wir haben uns intensiv mit Homeoffice beschäftigt und auch einige Bereiche identifiziert, in denen wir Homeoffice anbieten und auch machen können. Dazu gehören Softwareentwicklung, SEO/SEA, Marketing, Vertriebsaußendienst. In diesen Bereichen funktioniert Homeoffice ganz gut, da hier klare Aufgaben und Ziele vereinbart werden können.

Bei der Auftragssachbearbeitung haben wir lange überlegt, allerdings würde ein Arbeiten aus dem Homeoffice unsere gesamte Organisation in dieser Abteilung ändern. Die Sachbearbeiter hätten dann keinen direkten Kontakt mehr zur Technik und könnten sich ihre Aufträge nicht in der Produktion anschauen. Hier müssten dann neue Strukturen geschaffen werden, um die Aufgaben granularer zu teilen und einige im Homeoffice mit Schreibtischarbeiten (Angebote erstellen, Kundentelefonate etc.) und einige hier vor Ort, um die Aufträge in der Technik zu betreuen. Dies hätte dann aber zur Folge, dass mehrere Mitarbeiter einen Auftrag im Lebenszyklus betreuen. Deshalb haben wir uns gemeinsam mit den Mitarbeitern dagegen entschieden. In den Produktionsbereichen ist Homeoffice leider nicht möglich.

 

Dominik Haacke
mediaprint solutions GmbH

Aufgrund unserer besonderen Herausforderungen bei mediaprint ist Homeoffice für viele gerade nicht möglich. In einem Produktionsunternehmen ist Homeoffice ab der Druckvorstufe schlicht nicht mehr möglich. 80% der Mitarbeiter in der Produktion arbeiten nicht im Homeoffice. Im Vertrieb geht es sehr gut (eine Woche Homeoffice, eine Woche vor Ort). Wir versuchen es eben da, wo es möglich ist, auch wenn es auf Dauer anstrengend sein kann, da persönlich vieles oft schneller geklärt ist. Allerdings berücksichtigen wir die Bedürfnisse der Kollegen/innen: Wer Kinder betreuen muss, kann umgehend ins Homeoffice. Einige Kollegen/innen arbeiten im Grunde seit Corona-Beginn im Homeoffice, das geht im Bereich E-Business.

Ich gehe davon aus, dass wir nun versuchen werden, stärker im Homeoffice zu arbeiten. Ich persönlich halte mobiles Arbeiten für toll, wenn man es flexibel nach seinen Bedürfnissen einsetzen kann. Wird man dazu gezwungen, kann es eine Strafe sein. Zudem geht bei Dauer-Homeoffice die Verbundenheit zum Unternehmen verloren. Der Flurfunk, ob negativ oder positiv, ist ebenso wichtig wie das menschliche Miteinander.

Dass mobiles Arbeiten geht, wissen wir jetzt. Das ist ein Geschenk für uns in der Zukunft. Es darf nur nicht zu zwei Klassen im Unternehmen führen.

 

Rene van Dijk
Helloprint Global B.V.

Mit dem Beginn von Corona haben wir unsere Richtlinien und Hygienevorschriften sofort angepasst und das Arbeiten von zu Hause möglich gemacht. Das ist bis jetzt der Fall und wird von Helloprint sogar ausdrücklich empfohlen. Alle Team-Mitglieder können im Homeoffice arbeiten. Wenn man trotzdem ins Büro kommen möchte, ist das ebenfalls möglich –allerdings nur mit einer beschränkten Anzahl an Personen.

Wir haben gute Erfahrungen mit Homeoffice gemacht und sehen bei unseren Teams die gleiche Motivation und Leistung wie bei der Präsenz im Büro.

 

Stefan Eiche
Kalfany Süße Werbung GmbH

Als Lebensmittelhersteller haben wir ein Krisenmanagement, das wir glücklicherweise noch nie in vollem Ausmaß anwenden mussten. Im Februar 2020 haben wir uns wegen Corona jedoch auf einen möglichen Company- Shutdown vorbereitet, ein komplettes Konzept ausgearbeitet, wer, wie und mit welcher Hardware sofort ins Homeoffice gehen kann, damit wir handlungsfähig bleiben. Keine zwei Wochen später hatten wir den Fall, dass wir das Konzept anwenden mussten. Sonntags bekam ich den Anruf, Montagmorgen alle Mitarbeiter in der Verwaltung zusammenzurufen und sofort mit Hardware ausgestattet ins Homeoffice zu schicken. Zum Glück konnten wir die Produktion weiterlaufen lassen, da wir dort ja sowieso schon mit Schutzkleidung etc. arbeiten. Homeoffice, was es davor absolut nicht gab, wurde quasi über Nacht eingeführt und hat funktioniert.

Wir sind nach ein paar Wochen wieder in den Normalmodus gewechselt. Jetzt, wo die Coronazahlen wieder hoch sind, setzen wir auf Abstand und reduzierte Personen pro Büro. Flächendeckend ist Homeoffice nicht umgesetzt. Wenn kein Abstand etc. eingehalten werden kann, wird auf Homeoffice gesetzt. Ebenso wenn aufgrund von Kinderbetreuung etc. privat keine 100%-ige Präsenz möglich ist. Verwaltung, Marketing, Online- Team etc. sind im Homeoffice, ab Druckvorstufe bis Versand nicht.

Wir haben Teams zunächst zögerlich, dann flächendeckend eingeführt. Das ist ein mächtiger Werkzeugkasten, der von alleine natürlich gar nichts kann. Der Umgang und der effektive Einsatz mussten erst gelernt werden. Damit das virtuelle Arbeiten auch effektiv ist, haben wir uns quasi in Eigenregie Remote- und Präsenz-Trainings etc. angeeignet. Grenzen gibt es aber immer da, wo kreativ gearbeitet werden soll.

Eine Schattenseite von Homeoffice gibt es auch bei Mitarbeitern, die ein nur kleines soziales Umfeld haben. Diese müssen aktiv wieder ins Büro geholt werden, damit der Alltag wieder eine Taktung erfährt und soziale Interaktion stattfindet. Ebenso fehlen die vielen kurzen Gespräche an der Kaffeemaschine etc. Homeoffice ist eine gute alternative Arbeitsform – aber nicht für alles und zu 100% eine gute Lösung. So meine Erfahrungen. Als Führungskraft mit drei Verantwortungsbereichen ist man den ganzen Tag virtuell über fünf Kanäle unterwegs. Das ist schon eine Art von Stress, den ich das ganze Jahr auch nicht haben möchte.

 

Thomas Masselink
Qubus media GmbH

Wir haben unsere kaufmännischen und administrativen Prozesse unabhängig von Corona weitestgehend digitalisiert – vom elektronischen Dokumentenmanagement für Eingangsrechnungen und Briefpost bis zur elektronischen Lauftasche in der Produktion. Deshalb konnten wir im März 2020 sehr schnell Sachbearbeiter/innen und kaufmännische Mitarbeiter ins Homeoffice schicken. Wir haben dafür Notebooks beschafft, die, entsprechend konfiguriert, unseren Mitarbeitern zur Verfügung gestellt wurden.

Als die Infektionszahlen im Sommer runtergingen, haben wir auf Homeoffice weitgehend verzichtet. Aktuell sind aber zahlreiche Auftragssachbearbeiter, Vertriebler und kaufmännische Angestellte wieder im Homeoffice. Wir machen das wechselweise, eine Person ist für eine Woche zu Hause, die andere Person ist in der Woche im Büro. In der nächsten Woche umgekehrt. Es geht uns darum, durchaus auch Mitarbeiter im Betrieb zu haben, als Ansprechpartner für Kollegen/innen aus der Technik, Geschäftsleitung etc., die Mitarbeiterdichte im Betrieb aber so zu verringern, dass eine Ansteckung unwahrscheinlich wird. In den Büros wird über die Homeoffice-Regelung und versetzte Arbeitszeiten gewährleistet, dass jeweils nur eine Person pro Büro anwesend ist.

Je weiter wir den Bürobereich verlassen, umso seltener wird das Homeoffice. In der Vorstufe wird schon kaum noch Homeoffice gemacht, in der Druckerei, Weiterverarbeitung oder Logistik naturgemäß gar nicht. Die Neigung oder Abneigung der Mitarbeitenden zum Homeoffice ist so individuell unterschiedlich wie das persönliche Leben oder der jeweilige Arbeitsplatz. Eine Quintessenz aus der Belegschaft ist: Homeoffice und Kinderbetreuung gehen nicht gleichzeitig. Zu Hause zu arbeiten und gleichzeitig auf das noch nicht schulpflichtige Kind aufzupassen, wird von mehreren Elternteilen in unserer Belegschaft als schlichtweg unmöglich bezeichnet. Es ist ein hehrer Versuch, dem dreijährigen Kind zu sagen, es solle sich mal eben eine Stunde still und allein beschäftigen, weil Mami oder Papi gerade in einer Videokonferenz sind, aber den Praxistest hat dieser Versuch in unserer Belegschaft nicht bestanden.

Kollegen/innen, die zu Hause ungestört sind, weil die Kinderbetreuung gesichert ist oder jemand einen ruhigen Heimarbeitsplatz sein Eigen nennt, schätzen das Homeoffice sehr und sehen sich selbst dort produktiver als im Betrieb. Auch die Unternehmensleitung kann keine geringere Produktivität im Homeoffice feststellen, obwohl es für uns manchmal schwierig ist, in ein Büro zu treten, um mit einem Sachbearbeiter zu sprechen, der aber gar nicht da ist.

Insgesamt hat das Thema Homeoffice durch die aktuelle Notwendigkeit einen irreversiblen Schub bekommen. Unter den Aspekten Work-Life-Balance und Verringerung von Büroflächen wird es sicherlich auch nach der Pandemie, die hoffentlich irgendwann zu Ende ist, Homeoffice-Arbeitsplätze bei Qubus media geben.

 

Martin Klein
ctrl-s GmbH

Als unser heutiger Mitgesellschafter Matthias Lukaseder als Software-Chef zu uns stieß, gab es Stellenausschreibungen, in denen er formuliert hat, dass für den Job 60% Homeoffice ok wären. Ich war skeptisch, er wurde es zunehmend. Warum auch immer, in der Folge waren auch die Entwickler im Büro. Viele jeden Tag. So wie alle unsere Mitarbeiter/innen. Bis auf die, die aufgrund ihrer lokalen Vorlieben sonst wo arbeiteten. Wir haben auch Mitarbeiter/ innen verloren, weil sie umziehen wollten und weder sie noch wir uns vorstellen konnten, dass man auf Dauer ohne Präsenz auskommen kann. Aber natürlich hatten alle zu Hause Arbeitsplätze, an denen nach oder vor der Bürozeit gearbeitet wurde.

Dann kam Corona. Und von einem Tag auf den anderen waren 80% bis 90% aller Mitarbeiter/innen zu Hause. Bei uns herrschte eine Mischung aus Überheblichkeit (wer könnte das besser als wir) bis Niedergeschlagenheit (das geht nie gut). Schnell wurde klar, dass unsere Überheblichkeit nicht berechtigt war. Schnell mal auf dem Sofa ein paar Mails beantworten, die Cyan-Platte rendern, die der Drucker in der Nachtschicht kaputt gemacht hat, war natürlich etwas völlig anderes, als wochenlang zu Hause zu arbeiten. Wir mussten dazulernen und -kaufen. Ich habe noch nie in der Firmengeschichte so viele Monitore, Headsets und Docks gekauft wie im März/April 2020. Noch dazu unverhandelt und mit unverschämten Aufschlägen. Und wir sind noch immer dabei zu lernen, wie Homeoffice gehen kann. Vielleicht hilft uns dabei die Erfahrung in agilen Projekten, weil genau das die Umstellung auf Homeoffice ist. Aber auch unsere Skepsis war unbegründet. Ich konnte nicht fassen, wie entspannt sich die Leute auf die teilweise schwierigen Verhältnisse (Kita-Stress, alle zu Hause auf 80 Quadratmetern, alleine zu Hause, Homeschooling) einließen und wie wenig ruckelig sich das Ganze angefühlt hat. Corona hat die bestehenden Tendenzen im Unternehmen turbomäßig beschleunigt.

Nachdem wir aus der Frühjahrs-Kurzarbeit raus waren, mussten wir im Software-Bereich Leute einstellen und Leute aus dem schwächelnden Prepress-Bereich auf Software-Projektmanagement umlernen. Und das alles, ohne dass man sich persönlich sieht. Der Prozess läuft noch, ich schaue täglich mit großen Augen drauf und staune, wie geschmeidig das läuft und wie neuen Kollegen/innen, die nur zum Bewerbungsgespräch im Büro waren, inzwischen ins Team integriert wurden.

Natürlich gibt’s auch Probleme: Warum läuft das VPN mit diesem oder jenem Router nicht sauber? Warum muss ich meinen Router ständig neu starten? Welcher Trottel hat drei Monate vor Corona eine MS-Office Site-Lizenz ohne Teams gekauft? Für Flur- und Küchengespräche wird das in der Gamer-Szene bekannte Teamspeak genutzt. Das kann die wirkliche Begegnung im Flur, in der Küche oder beim gemeinsamen Mittagessen aber nicht ersetzen. Das ständige Wechseln zwischen Kommunikationskanälen führt mitunter dazu, selbst nicht mehr zu wissen, in welchem Kanal man sich gerade befindet. Und wer schon im Büro Probleme mit Prokrastination erleidet, wird diese Tendenz im Homeoffice verstärkt sehen. Wir konnten im Corona-Jahr den höchsten Umsatz in der Firmengeschichte einfahren. Das macht die eine oder andere Anstrengung wett. Ich sehe natürlich, wie andere in der Branche leiden – ganz zu schweigen von anderen Branchen. Das tut mir leid. Ich wünsche dem Virus alles Schlechte und uns die Bewahrung all des Guten, das wir in der Krise dazulernen durften.

 

David Johnen
johnen-druck GmbH & Co. KG / emarpo UG

Bei johnen Druck+ Service+ System+ arbeiten wir derzeit noch nicht im Homeoffice. Hier mangelt es leider noch an der entsprechenden Infrastruktur und die Mitarbeiter sind auch nicht wirklich daran interessiert. Sie sind gerne vor Ort und tauschen sich mit ihren Kollegen physisch aus. Die produktionsbezogenen Abteilungen müssen ohnehin vor Ort sein – das ist unabdingbar.

Allerdings wird auch im Bereich des Vertriebs, der Sachbearbeitung und so weiter daran gearbeitet, Möglichkeiten für das Homeoffice zu schaffen und den Mitarbeitern bei Interesse die Tätigkeit im Homeoffice anzubieten. In meinem neu gegründeten Start-up emarpo arbeiten wir ausschließlich im Homeoffice oder gegebenenfalls im Co-Working-Space. Durch die unterschiedlichen Standorte der Mitarbeiter in ganz Deutschland tauschen wir uns über Webex, Teams und Trello aus. Die Kollegen kommen sehr gut damit zurecht, weshalb auch die Zusammenarbeit funktioniert.

Da wir uns hier auf E-Commerce-Plattformen und Vermarktung konzentriert haben, ist dies natürlich sehr einfach umsetzbar. Offen sein für Veränderung und das Anbieten von Homeoffice wird in Zukunft zwingend erforderlich sein. Durch die gegebenen technischen Möglichkeiten ist das Arbeiten schließlich von jedem Ort aus möglich. Zumal physische Treffen nicht mehr zwingend erforderlich sind. Das haben wir spätestens 2020 erkannt und diese Erkenntnis wird die generelle Zusammenarbeit grundlegend verändern. Darauf müssen Unternehmen, egal aus welcher Branche, vorbereitet sein. Das werden nicht nur die Kunden, sondern auch die eigenen Mitarbeiter immer mehr fordern.

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Letzte Woche haben wir in Teil 1 „MARKT: HOMEOFFICE – ÜBERWIEGEN DIE VORTEILE?“ bereits darüber berichtet, wie Unternehmen mit dem Thema Homeoffice umgehen und welche Chancen und Risiken dies mit sich bringt. Hier in Teil 2 lesen Sie weitere Kommentare und Erfahrungen von IOP-Mitgliedern.
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Beyond-Print.de

Klaus-Peter Nicolay ist Herausgeber und Chefredakteur der Fachmagazine „Druckmarkt“ und „Druckmarkt Schweiz“ sowie Chefredakteur von „beyondprint unplugged“. Er schreibt in den eigenen Publikationen, verfasst Fachbücher und veröffentlicht Beiträge in nahezu allen relevanten Fachmagazinen der D-A-CH-Region. Seit 1970 in der Druckindustrie tätig, begleitet der diplomierte Druck-Ingenieur die Branche seit fast 40 Jahren als Journalist. Aufgrund seiner intensiven Kontakte zur weltweiten Hersteller- und Anwenderszene kennt Nicolay die aktuellen Marktentwicklungen, bewertet, präsentiert und dokumentiert analytisch die Trends, Fakten und Hintergründe der Druckindustrie.

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