Recht: Home Office – worauf müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer achten?

Von Marlene Schreiber und Dr. Martin Schirmbacher, HÄRTING Rechtsanwälte

Aufgrund der Corona-Pandemie wurden viele Arbeitnehmer zum Teil ohne Vorbereitung oder Konzept ins Home Office geschickt. Während einige Unternehmen die Zeit seit März 2020 genutzt haben, um das zunächst provisorische Arbeiten von zu Hause auf professionelle und rechtskonforme Beine zu stellen, scheinen einige andere Unternehmen Schwierigkeiten mit der richtigen Umsetzung zu haben. Sicher ist: den Kopf in den Sand stecken gilt nicht – Corona entbindet die Unternehmen nicht von ihrer Verantwortlichkeit! Je länger die gegenwärtige Situation andauert, desto dringender müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Umsetzung des mobilen Arbeitens Ihrer Mitarbeiter mit den rechtlichen Anforderungen insbesondere aus dem Arbeits- und Datenschutzrecht in Einklang stehen. Doch was genau müssen Unternehmen und ihre Mitarbeiter beachten?

Was ist „Home Office“ eigentlich?

Der Begriff „Home Office“ ist rechtlich nicht definiert und meint in der Regel den Arbeitsplatz am heimischen Schreib- oder Küchentisch. Sofern der Arbeitgeber mit den Beschäftigten eine wöchentliche Arbeitszeit und die Dauer der Einrichtung eines heimischen Arbeitsplatzes vereinbart, handelt es sich um sog. Telearbeit. Nach § 2 Abs. 7 der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) ist ein „Telearbeitsplatz“ ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter Arbeitsplatz mit Bildschirm im Privatbereich der Beschäftigten. Wird die Arbeitsleistung also in einer privaten Wohnung am häuslichen Arbeitsplatz erbracht, liegt „häusliche Telearbeit“ vor. In diesen Fällen sind die besonderen Anforderungen der ArbStättV, insbesondere zur Ergonomie des Arbeitsplatzes, zu beachten.

Abzugrenzen von der häuslichen Telearbeit ist die Arbeit von unterwegs, also die ortsungebundene Arbeit, die sog. „mobile Telearbeit“ oder „Mobile-Office“ genannt, wie z.B. in der Bahn, im Restaurant oder im Park. Hier bindet die ArbStättV den Arbeitgeber nicht.

Der Arbeitgeber kann die Einordnung (und damit den Umfang seiner Pflichten) nicht nach Belieben bestimmen: wird statt einer Vereinbarung zu einem häuslichen Telearbeitsplatz lediglich eine Vereinbarung zur mobilen Arbeit getroffen wird, obwohl in der Praxis ein häuslicher Telearbeitsplatz vorliegt, so stellt dies eine bußgeldbewährte Ordnungswidrigkeit dar und kann entsprechend geahndet werden.

Auch im Home Office verarbeiten Mitarbeiter regelmäßig personenbezogene Daten, z.B. von Kunden, Ansprechpartnern oder anderen Mitarbeitern des eigenen Unternehmens. Auch wenn die Verarbeitung nicht im Büro stattfindet: in allen Fällen des „Home Office“ bleibt der Arbeitgeber für die Einhaltung datenschutzrechtlichen Vorschriften durch seine weisungsgebundenen Mitarbeiter verantwortlich und ist entsprechend nachweispflichtig. Die Gefahr von Datenmissbrauch oder einer unzulässigen Kenntnis- oder Einflussnahme durch Dritte ist bei der Home Office naturgemäß höher, da der Arbeitgeber nicht über dieselben Kontroll- und Einflussmöglichkeiten verfügt, wie im Büro.

Vor der Gewährung von Home Office ist deshalb im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung stets zu prüfen, ob und wenn ja, welche Tätigkeiten außerhalb des Betriebes erledigt werden können und sollen. Mit anderen Worten: der Arbeitgeber sollte in jedem Einzelfall Art, Umfang, Umstände und Zwecke der jeweiligen Datenverarbeitung festlegen und eine Abwägung mit den damit verbundenen Risiken für die betroffenen Personen und deren Eintrittswahrscheinlichkeit vornehmen. Auf Grundlage des ermittelten Risikos im Verhältnis zu den Implementierungskosten und unter Berücksichtigung des Standes der Technik muss der Arbeitgeber dann wirksame und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) festlegen und die Umsetzung im Home Office sicherstellen. Wie stets im Zusammenhang mit Datenschutz und –sicherheit können und müssen diese TOM keinen 100%igen Schutz liefern – sie müssen aber den Schutz der Verarbeitung derart gewährleisten, dass sie die Risiken auf ein vertretbares Maß reduzieren.

Beispiele für wirksame und angemessene TOM im Home Office:

Wahrung der üblichen Arbeitsdisziplin, insb.
- Clean-Desk-Poliyc,
- sichere Aufbewahrung von Arbeitsmaterialien,
- Sperrung des Notebooks bei Verlassen des Arbeitsplatzes,
- auf die Vermeidung des unbefugtes Mithörens von Gesprächen durch Dritte achten,
- Vorgaben zum effektiven Passwortschutz,
- gewissenhafte Entsorgung von Datenträgern und Unterlagen.
Gewährleistung der technischen Sicherheit, z.B.
- Nutzung vom heimischen Wi-Fi mit starken Passwörtern
- Festplattenvollverschlüsselung bei Notebook
Aktualisierung von Virenschutzprogrammen und eingesetzter Software
Einsatz von Geräten
- Vorzugswürdig: Bereitstellung dienstlicher Geräte,
- klare Regelungen zu privater Nutzung von betrieblicher IT bzw. betrieblicher Nutzung privater Geräte,
- Verwendung von Remoteverbindungen beim Einsatz von Privatgeräten.
Schutz der IT-Infrastruktur
- Besonders gesicherte Verbindungen (z.B. VPN)
Sensibilisierung und ggf. weitere Schulung von Mitarbeitern
Klares Prozedere bei Datenpannen und IT-Problemen

Tipp: Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat anlässlich der Corona-Pandemie und der damit verbundenen Häufung von Arbeit im Homeoffice im Mai 2020 „Best Practice“-Kriterien herausgegeben, die zur weiteren Orientierung hilfreich sein können.

Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist wiederum von Bedeutung, ob die konkreten Aufgaben und der jeweilige Mitarbeiter überhaupt für das mobile oder häusliche Arbeiten geeignet sind. Voraussetzung sind ein umfassendes Vertrauen sowie eine ausreichende Sensibilisierung bzw. Schulung des Mitarbeiters zu den Themen Verschwiegenheit, des Schutzes von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen sowie des Datenschutzes und der Datensicherheit („Security Awareness“).

Um die Einhaltung der arbeits- und datenschutzrechtlichen Anforderungen sicherzustellen und den damit verbundenen Nachweispflichten jederzeit nachkommen zu können, empfiehlt sich der Abschluss einer Home Office Vereinbarung mit den Mitarbeitern.

Checkliste Home Office Vereinbarung

Eine Vereinbarung über das Home Office – sei es in Form des Telearbeitsplatzes oder der mobile Arbeit – kann direkt im Arbeitsvertrag, in einem Nachtrag zum Arbeitsvertrag oder in Betrieben, in denen ein Betriebsrat gebildet ist, auch durch eine Betriebsvereinbarung getroffen werden. In einer solchen Vereinbarung sollten die folgenden Punkte nicht fehlen:

Tätigkeiten im Home Office
Entsprechend der vorab durchzuführenden Gefährdungseurteilung sind die als zulässig eingestuften Aufgaben und Tätigkeiten ausdrücklich in der Home Office Vereinbarung zu benennen.
Arbeitsort
Wird im Home-Office gearbeitet, ist der Arbeitsort, von dem aus der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung erbringt, ausdrücklich zu bestimmen. Das mobile Arbeiten lässt ein noch freieres Arbeiten zu, da der Arbeitsort im Mobile-Office keine Rolle spielt.
Die Unverletzlichkeit der Wohnung des Arbeitnehmers ist nach Art. 13 Abs. 1 GG grundgesetzlich geschützt, er muss seinen Arbeitgeber also ohne anderslautende ausdrückliche Vereinbarung nicht in seine Wohnung lassen, auch wenn sich dort der Arbeitsplatz befindet. Demgegenüber steht das durchaus berechtigte Interesse des Arbeitgebers, die Einhaltung von Arbeits- und Datenschutzvorgaben vor Ort prüfen zu können. Dem sollte durch eine klare Regelung darüber Rechnung getragen werden, wem wann und unter welchen konkreten Voraussetzungen ein Zugangsrecht zur heimischen Arbeitsstätte zusteht.
Arbeitszeit
Das Arbeitszeitgesetz gilt selbstverständlich auch im Home Office! Verstöße des Arbeitgebers zum Beispiel gegen die Pausenregelungen gem. § 4 ArbZG, die Ruhezeiten gem. § 5 ArbZG oder die Höchstarbeitszeit gem. § 3 ArbZG stellen Ordnungswidrigkeitstatbestände dar und können mit erheblichen Geldbußen geahndet werden. Deshalb sollten in einer Home Office Vereinbarung auch Regelungen zur Arbeitszeit getroffen werden.
Arbeitsschutz
Ebenso wichtig ist die Einhaltung des Arbeitgebers von Gesetzen und Verordnungen zum Arbeitsschutz, was das Home-Office anbelangt. Im Mobile-Office ist dies weniger von Bedeutung. Der Home-Office Arbeitsplatz muss sich also in einem Raum befinden, der grundsätzlich zum Aufenthalt von Personen erlaubt ist. Der Arbeitsplatz muss den Vorgaben des Arbeitsschutzes entsprechen.
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Der Arbeitgeber muss der im Vergleich zum betrieblichen Arbeitsplatz veränderten Gefährdungslage im Home Office Rechnung tragen und sicherstellen, dass das Datenschutz- und Sicherheitsniveau angemessen ist. Abhängig von den im Einzelfall identifizierten Risiken sind technische und organisatorische Maßnahmen festzulegen und umzusetzen. Diese sollten in der Vereinbarung konkret und verständlich aufgelistet werden.
Aufwendungsersatz
Für die Aufwände, die der Mitarbeiter bei der Nutzung seines Home-Office Arbeitsplatzes hat, ist es ratsam, eine Kostenpauschale zu vereinbaren. Diese Pauschale deckt die Aufwände des Mitarbeiters bspw. für Miete, Licht, Abnutzung von Mobiliar und Geräten etc. ab. Dabei handelt sich um eine der Sozialversicherungspflicht unterliegende finanzielle Leistung des Arbeitgebers.
Geheimhaltung und Verschwiegenheit
Besonderes Augenmerk ist immer auf die Regelung zur Verschwiegenheit und zur Geheimhaltung zu legen. Es muss sichergestellt werden, dass häusliche Mitbewohner, Besucher oder Gäste des Arbeitnehmers keine Möglichkeit haben, auf die Daten des Arbeitgebers zuzugreifen. Dies gilt umso mehr für Schutzvorkehrungen wie den Bildschirm- und Tastaturschutz im Mobile-Office. Der Arbeitgeber sollte sich auch ein System überlegen, wie Passwörter zu generieren sind, wo diese hinterlegt werden und wann sie geändert werden müssen. Informationsplichten bei Einbruch oder im Mobile-Office bei Verlust von Geräten sind ebenso zu berücksichtigen.
Rückholmöglichkeit
Die betriebliche Organisation von Arbeitsabläufen mag sich ändern. Nicht immer verläuft Arbeiten im Home-Office oder Mobile-Office mit den Mitarbeitern so, wie sich der Arbeitgeber das gewünscht hat. Damit der Arbeitgeber seinen Beschäftigten zurück in den Betrieb holen kann, sollte in einer Homeoffice-Vereinbarung zwingend eine Rückholregelung getroffen werden.