Es ist eine weitreichende Entscheidung, ob die Hauptkomponenten eines neuen ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) auf eigenen Servern (On-Premise) oder in der Cloud bereitgestellt werden sollen. Unterschiedliche Möglichkeiten und Kosten hängen von dieser Entscheidung ab. Einige Anbieter bieten eine Mischung der Modelle an, bei denen die Cloud-Software auf privaten Servern eines Unternehmens gehostet wird. Zur Betrachtung der Vor- und Nachteile ist es jedoch sinnvoll, randscharf zu trennen.
Um es vorweg zu nehmen, der wesentliche Unterschied sind die Investitionskosten zu Beginn eines Projektes. Die geringen Einstiegskosten von Cloud-Software haben – insbesondere im Vergleich zu den hohen Lizenzgebühren der Kaufvarianten – zu ihrer weitverbreiteten Akzeptanz beigetragen. Einer Gartner Studie zufolge setzen 93 Prozent der Unternehmen derzeit Cloud-basierte Software oder Systemarchitektur ein, und die Nutzung von Hybrid-Cloud-Systemen stieg innerhalb eines Jahres von 19 Prozent auf 57 Prozent.
Im Laufe der Zeit konvergieren die Kosten. Die folgende Tabelle zeigt die Gesamtbetriebskosten (TCO) für Cloud-basierte und On-Premise-Software über einen Zeitraum von 15 Jahren. Es gibt genügend Anwender von ERP-Systemen, die ihre aktuelle Software mit Wartungsvertrag und Schulungen länger als 15 Jahre nutzen. Es ist wie es ist, 14 Jahre stellt sich die Cloud-Lösung in der Berechnung günstiger dar. Das ist natürlich betriebswirtschaftliche Theorie, ohne zu wissen, wo wir 2035 technologisch stehen.
Vor- und Nachteile von Cloud-ERPs
Die Sicherheit ist ein wichtiges Anliegen der Verantwortlichen. Kein Wunder bei den kritischen Informationen, die in einem ERP-System gespeichert sind. Daten wie Preise und Prozesse, Unternehmensfinanzen, Geschäftsgeheimnisse, Mitarbeiterinformationen, Kundenlisten und vieles mehr.
Seriöse Cloud-Anbieter haben strenge Standards, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Anwender können die Sicherheitsprüfung eines von ihnen in Betracht gezogenen Anbieters durch Dritte in Anspruch nehmen und damit die Bedenken ausräumen.
Die meisten Cloud-Systeme ermöglichen einen einfachen, mobilen Zugriff und viele bieten native, mobile Apps an. Mehr Zugänglichkeit, geringer Anpassungsaufwand, sagen die Befürworter der Cloud und unterstellen On-Prem, teilweise zurecht, mobile Einschränkungen. Die eingeschränkten Anpassungsmöglichkeiten wiederum führen die Freunde der On-Prem-Lösungen als Argument gegen die Cloud in das Feld.
Es hängt davon ab, wie weit die Standardfunktionen eines Systems den bestehenden Anforderungen gerecht werden. Extrem gesprochen gibt es die totale Individualität nur mit einer Eigenentwicklung. Dann muss man aber mit deutlich mehr als 15 Mannjahren für den Rollout der ERP-Software und ganz anderen TCO rechnen. Es muss der Unternehmenszweck bedacht werden, will oder besser gefragt, kann eine Druckerei Software-Entwickler werden?
„Cloud-ERPs eignen sich für Unternehmen, die geringere Vorabkosten, Systemstabilität und einfachen Zugriff wünschen.“ – Bernd Zipper
Vor- und Nachteile von On-Premise-ERPs
Bei erster Betrachtung haben branchenspezifischen ERP-Systeme, gleich ob Cloud oder On-Prem, viele übereinstimmende Funktionen. Es gibt jedoch einige Unterschiede aufgrund der Bereitstellungsstrategie.
In der Regel lassen sich On-Premise-Systeme viel einfacher ändern. Die Fähigkeit, die Software an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen anzupassen, ist für viele Unternehmen von großer Bedeutung, insbesondere in der Druckindustrie mit ihren teilweise einzigartigen Prozessen.
On-Premise-ERPs geben der Organisation mehr Kontrolle, bis hin zur Sicherheit ihrer Daten. Ein Unternehmen muss dann in der Lage sein, die Informationen zu schützen. Das dies nicht immer gelingt, zeigt ein Blick in die Kriminalstatistik. Der Mittelstand ist immer ein häufiges Ziel von Cyberkriminellen.
Die mobile Zugänglichkeit kann ein Problem für die lokalen Bereitstellungen darstellen. Häufig ist erforderlich, dass ein Drittanbieter-Client zwischen einem mobilen Gerät und der On-Premise-Software kommuniziert. Das kann ziemlich nerven, auch wenn es definitiv kein unüberwindbares Problem darstellt.
„On-Premise Systeme eignen sich für Unternehmen mit höheren Budgets und dem Wunsch, das System selbst anzupassen, zu hosten, zu pflegen und die unbedingte Hoheit über die Daten zu wahren. Wobei letzteres schon für Cybercrime Spezialisten nicht 100 %ig möglich ist.“ – Bernd Zipper
Zusammenfassung
Bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems stehen Unternehmen jeder Größe mehr ERP-Optionen zur Verfügung als je zuvor. Entwickler von Cloud-basierten Lösungen bieten ausgereifte Software an. Diese Systeme weisen eine eingeschränkte Anpassungsmöglichkeit auf und tragen potenziellen Sicherheitsbedenken Rechnung. Wer in Richtung Automatisierung, Vernetzung und Analyse von datengetriebenen Prozessen marschiert, wird an der Cloud nicht vorbeikommen.
Umgekehrt bieten die lokalen ERP-Systeme heute Vorteile bei der Anpassung und Steuerung, sind jedoch im Vorfeld deutlich teurer. Zudem sind die Systeme nur bedingt mobil nutzbar. Wer den individuellen Einzelauftrag im Fokus hat und über Jahre gewachsene Prozesse in der Software abgebildet hat oder abbilden möchte, kommt Stand 2020 an den etablierten ERP On-Prem Systemen unserer Branche nicht vorbei.
