Technik: Ihr ERP ist bereit für die Zukunft – Sie auch?

Der Digitalverband Bitkom untersucht in einer neuen Studie potentielle Zukunftsszenarien für ERPs. Die Enterprise-Resource-Planning-Systeme werden im „Whitepaper ERP-Trend-Check“ im Kontext relevanter Technologien betrachtet. Obwohl ERPs zu den frühesten Erfolgen der Digitalisierung gehörten, herrscht in der Druckindustrie vielerorts noch Nachholbedarf. Das muss nicht so bleiben, denn es lassen sich auch hier interessante Anwendungsfälle ableiten.

Während ERP-Systeme in anderen Branchen, etwa der Automobilwirtschaft, unverzichtbar und extrem leistungsstark sind, werden sie in der Druckindustrie oft noch stiefmütterlich behandelt. Dies hängt sicherlich auch mit der handwerklichen Prägung und den aus Familienunternehmen gewachsenen Strukturen vieler Druckereien zusammen. Von den vielfältigen Möglichkeiten, die ERP-Systeme bieten können, waren in der Druckindustrie bisher vor allem zwei Features interessant: Zum einen die Platzkostenrechnung, mit der Sollmengen und Sollzeiten nachgehalten werden, und zum anderen die Nutzung als Kalkulationsprogramme. Nicht erst in Pandemiezeiten wird aber auch die Steuerung von remote- und Homeoffice-Prozessen immer interessanter.

Zunächst mag es verlockend klingen, einfach eine bereits existierende Lösung aus einer anderen, ERP-erfahrenen Industrie für das eigene Unternehmen zu adaptieren. Allerdings können die Preise von Unternehmen wie Oracle oder SAP ein Mittelständler-Budget schnell sprengen. Außerdem muss das ERP als Schnittstelle genau die richtigen Signale senden und empfangen, um mit den vernetzten Systemen wirkungsvoll zu kommunizieren. Generell gilt: Das ERP gibt es nicht – jedes Unternehmen muss aufs Neue tief durchdrungen werden und hat seine Eigenheiten. In der Druckindustrie ist etwa der Packaging-Bereich als wichtiger und wachsender Markt von CAD-Datensätzen abhängig. Hier darf eine leistungsstarke Schnittstelle nicht fehlen.

Auf Grundlage des aktuellen Bitkom-Whitepapers von 2021 werfen wir einen Blick in die Kristallkugel: Auf welche Veränderungen im Zuge der längst um sich greifenden „Digitalen Disruption“ muss die Druckindustrie zeitnah reagieren – und wie können die Vorteile genutzt werden?

1. Plattformwirtschaft: „Das ist alles in der Cloud“

Bekannte ERP-Anbieter für zumeist große Unternehmen sind etwa Oracle oder SAP. Diese global agierenden Softwareschmieden haben in den letzten Jahrzehnten hochspezialisierte Anwendungen für Unternehmen entwickelt, die sich als regelrechte „Kraken“ mit weitreichenden Armen entpuppten: Durch einen hochspezialisierten Leistungsumfang und Einzellösungen wurde die Anpassungsfähigkeit verringert, etwa durch inkompatible Schnittstellen. Schulung und Wartung wurden zu einem Alptraum.

Mit den rapiden gewachsenen technischen Möglichkeiten (stark erhöhte Kapazitäten, Geschwindigkeit und Verlässlichkeit) von Cloud-Computing wenden sich auch die Software-Riesen von den „on-premise“ installierten Lösungen ab und setzen auf die „Cloud“.

Vereinfacht lassen sich die Vorteile dieses Geschäftsmodells etwa an der Praxis von Adobe im Hinblick auf deren „Creative Suite“ (Photoshop, InDesign etc.) darstellen:

Skalierbarkeit: Ein oder mehrere Teile der Creative Suite können an beliebigen Orten auf beliebigen Rechnern installiert werden.
Flexibles Abo: Verschiedene Abo-Optionen stehen zur Wahl; bezahlt wird, was gebaucht wird.
Automatische Updates: Die Maintenance muss nicht vom Nutzer oder on-premise-Technikern übernommen werden.
Zugänglichkeit: Die Software ist unabhängig von der Zeit und vom Endgerät nutzbar.

Der letzte Punkt tritt sogar direkt nach Abschluss des Abos in Kraft. Außerdem ist vorher eine Test-Phase möglich. Die Zeiten, in denen eine teure Software-Lizenz gekauft werden musste, bevor auch nur der erste Euro damit generiert wurde, gehen dank solcher Modelle ihrem Ende entgegen. Der Umfang von SaaS-Lösungen kann der Entwicklung des einzelnen Unternehmens dynamisch angepasst werden. Damit ist der ROI der Software unmittelbar mit dem eigenen Wachstum verbunden, und macht sich nicht erst nach mehreren Jahren bemerkbar.

Die Nutzung der Cloud ist unter Umständen nicht nur für eingekaufte Software, sondern auch für eigene Plattformen wie Druckdatenserver oder Webshops, interessant. Das heißt aber nicht, dass die eigenen Server damit der Kontrolle entzogen sind. In der Druckindustrie befinden sie sich häufig „on-prem“, in unmittelbarer Nähe oder sogar direkt auf dem Gelände der Druckerei. Was früher die „verlängerte Werkbank“ war, schwebt heute ebenfalls auf der Wolke.

Beim Aufbau der eigenen Plattform gilt es, nicht selbst ein „Monster“ zu erschaffen, das am Ende weder Mitarbeiter noch Kunden verstehen. In diese Kerbe schlagen auch sogenannte No-Code-/Low-Code-Lösungen. Diese Plattformen ermöglichen es Anwendern, sich Software aus einem Funktions-Baukasten auch mit minimalem Programmier-Aufwand selbst zusammenzubauen. Dabei ist aber wichtig, dass keine parallelen Strukturen aufgebaut werden, sondern das ERP die maßgebliche Schnittstelle bleibt – die „single source of truth“. Richtig eingesetzt können No-Code-/Low-Code-Lösungen die eigene Digitalisierung agil und flexibel vorantreiben.

2. Usability und Mobility: Easy does it

Programmierer sprachen in der Vergangenheit etwas despektierlich vom DAU, dem „dümmsten anzunehmenden User“, für den sie ihre Software schreiben. Etwas moderner und neutraler ist von „UX“, der „User Experience“, die Rede. Bei beiden geht es darum, Anwenderfehler der Software durch eine smarte Benutzerführung zu minimieren.

Im vorherigen Punkt wurden bereits die unzähmbaren „Software-Kraken“ angesprochen. Nicht nur bei der Wartung, sondern auch bei der Benutzung können diese aufgeblähten ERPs kaum gebändigt werden. Die Folge: Unlust bei der Benutzung, möglicherweise selbst organisierte Workarounds, die vom ERP nicht mehr erfasst werden können. Schlimmstenfalls stagnieren wichtige Prozesse komplett.

In vielen Unternehmen gibt es „Tool-Owner“, die gleichsam als einsame Gralshüter als einzige einen bestimmten Aspekt der Unternehmens-Software verstehen. Wenn dieser Mitarbeiter ausfällt oder nicht erreichbar ist, steht dieser Aspekt des ERPs still. Sinnvoller sind situative, rollenbasierte Ansätze, die dem Anwender nur die Informationen zeigen, die für ihn im einzelnen Arbeitsschritt relevant sind. Je nach Kontext können Hilfestellungen eingeblendet werden, die Fehlerquoten weiter minimieren. Der für die Kontinuität wichtige Faktor Wissenstransfer wird so nicht in einem Flaschenhals, sondern integrativ und softwarebasiert vollzogen.

Die Verbesserung der User Experience macht nicht nur die Mitarbeiter glücklicher, sondern lässt sich auch in harten KPIs ausdrücken: Wer die Benutzerfreundlichkeit optimiert, optimiert den ROI seiner Software. Dazu gehört auch, dass die Software fit für den mobilen Einsatz auf dem Laptop, Tablet oder sogar auf dem Smartphone oder der Smartwatch ist, im Homeoffice und unterwegs. Warum sollten Banking oder Filmschnitt mit einem Fingerzeig erledigt sein, eine ERP-Anwendung aber monatelange Einarbeitung voraussetzen?

3. Business-Process-Mining: Eckdaten

Sie sind der Goldstandard der Digitalindustrie: Daten. Während allerdings auf vielen Websites mit Cookies persönliche Daten zu Werbezwecken abgegriffen werden, spielen Daten in der Druckindustrie natürlich eine andere Rolle.

Im Onlineprint-Bereich steht das ERP vor der Herausforderung, zahlreiche Daten, die an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen gesammelt werden, sinnvoll miteinander zu verknüpfen. Nur so ist ein effizientes technisches Controlling möglich, und nur so können etwa Druck-, Kunden- und Logistikdaten für einen Vorgang berücksichtigt werden. Eine weitere Schwierigkeit ist jedoch, dass die Daten nicht in einheitlichen Formaten oder Programmen vorliegen. Die zeitgemäße Zusammenführung von Auftragsdaten läuft dabei automatisiert über das ERP ab.

Das sogenannte „Business Process Mining“ ist dabei die Metadatenquelle schlechthin. Dabei werden Ereignisdaten aus dem ERP genutzt, um die ablaufenden Prozesse für die weitergehende Analyse zu visualisieren. Um dieses wichtige Werkzeug zur Prozessoptimierung nutzen zu können, ist daher eine möglichst umfassende Abdeckung der im Unternehmen genutzten Software durch das ERP die Voraussetzung. Andernfalls entstehen durch parallel laufende Prozesse, quasi „unter dem Radar“, blinde Flecken im Business-Mining-Flowchart.

Wer seriös mit Daten „handelt“, muss auch von Daten- und Informationssicherheit sprechen. Drei Grundprinzipien sind hier besonders wichtig: Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der Daten. Einerseits müssen die Daten so übermittelt werden, dass sie ihre Informationen beibehalten, anderseits müssen sie dabei vor dem Zugriff Dritter geschützt sein. Gerade wenn, wie im ERP, viele sensible Daten gemeinsam gespeichert und aggregiert werden, müssen Berechtigungen, Konfigurationen und Nutzungen des Systems besonders sorgfältig überwacht werden. Der Industriestandard für umfassende Informationssicherheits-Management-Systeme (ISMS) ist dabei nach ISO 27001 zertifiziert.

Diese Prognosen und Entwicklungen stellen eine Momentaufnahme dar oder beleuchten allenfalls die unmittelbare Zukunft. Mit der Weiterentwicklung von „echter“ Künstlicher Intelligenz und den damit einhergehenden Möglichkeiten der Automatisierung und des Machine-Learning wird sich der ERP-Sektor noch einmal gravierend verändern. Es empfiehlt sich darum bereits jetzt, Erfahrungen in den entsprechenden Bereichen zu sammeln, um wirklich disruptive Technologien frühzeitig einsetzen zu können.

Das heißt aber nicht, dass menschliche Rollen im Workflow komplett herausfallen: Wichtige Aufgaben bleiben etwa die Vorauswahl von passenden Daten und Algorithmen sowie die Überwachung und das Training der KI.

Bitkom, oder Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V., ist der Branchenverband der deutschen Informations- und Telekommunikationsbranche. Der 1999 gegründete Verband vertritt über 2.000 Unternehmen, darunter nach eigenen Angaben „rund 1.000 leistungsstarke KMUs, über 500 innovative Tech-Startups, die Hälfte der 30 DAX-Unternehmen und viele weitere Global Player.“

Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERPs) bieten eine Software-Lösung für die Aufgabe, Ressourcen (Kapital, Personal, Material, Betriebsmittel, Technik…) eines Unternehmens zu verwalten. Im Gegensatz zu einem Management-Informations-System (MIS), das vor allem einen Überblick über Datenströme und Informationen gewährt, kann ein ERP stärker bei Analyse, Vorausplanung und Prozessautomatisierung unterstützen. Das MIS kann allerdings in das ERP als Softwareschnittstelle integriert werden. Gleiches gilt, vor allem in der Druckindustrie, auch für Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM).