Technik: Methodisch zu digitaler Transformation

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Die digitale Transformation setzt die Anpassung, Optimierung und Automatisierung der Prozesse voraus. Effizienzsteigerungen und die Vermeidung von Fehlern sind zukunftsentscheidend. Die gesamte Qualität der Arbeit, nicht nur der Produkte, muss gesteigert werden. Zwei Ansätze kommen hier zum Zug. Das Business Process Management (BPM) und das Robotic Process Automation (RPA). Ich halte die beiden Methoden zunächst auseinander. In der Regel benötigen wir die Kombination, um eine nachhaltige Verbesserung zu erreichen.

Was ist Robotic Process Automation?

Bei RPA (= robotergestützte Prozessautomatisierung) handelt es sich um einen Ansatz zur Prozessautomatisierung, bei dem Software-Roboter Tätigkeiten übernehmen, die normalerweise von Sachbearbeitern manuell ausgeführt werden. Durch die automatisierte Bearbeitung standardisierter Arbeitsabläufe profitieren die Unternehmen von einer höheren Prozessgeschwindigkeit und weniger Fehlern. Dabei docken die Softwareroboter an bereits bestehende ERP-Systeme an und wirken auf die Anwendungssoftware, ohne die Businesslogik zu verändern. Dementsprechend müssen Unternehmen keine kostspieligen und umfangreichen Anpassungen an der Systemlandschaft vornehmen.

Im Fokus von RPA-basierten Automatisierungsprojekten stehen wiederholende Prozesse, die ein hohes Standardisierungspotential aufweisen. Die Eingangsdaten, welche verarbeitet werden, müssen strukturiert vorliegen. Damit eine RPA-basierte Verarbeitung eines Prozesses möglich ist, muss der zu automatisierende Prozess vorgängig aufgenommen und analysiert werden.

Ziele von RPA

  • Kostensenkung
  • Effizienzsteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Was ist Business Process Management?

Das BPM (Geschäftsprozess Management) befasst sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Optimierung von Prozessen. Es werden also technische Fragen ebenso wie organisatorische Aspekte berücksichtigt. BPM hilft den Entscheidern dabei, sich einen Überblick zu verschaffen, Prozesse neu zu definieren, abzubilden und letztendlich zu koordinieren. Zum Einsatz kommen dabei häufig softwaregestützte Techniken. Eine der zentralen Fragestellungen lautet: „Wer macht was, wann, wie und womit?“.

Das BPM soll Unternehmen dazu befähigen, die vorhandenen Informationen über die eigenen Geschäftsprozesse zu nutzen und sich somit auf die Anforderungen der Kunden einzustellen. Mithilfe dieser Informationen kann das Unternehmen die eigenen Unternehmensziele besser erreichen.

BPM Tätigkeitsbereiche

  • Planung und Modellierung von Prozessen
  • Ausführen der Geschäftsprozesse
  • Überwachung der Prozesse

Alle gewonnenen Erkenntnisse aus der Überwachung sollen anschließend für die weitere Planung neuer oder die Optimierung bestehender Prozesse genutzt werden. Mit Blick auf die IT dient das BPM vor allem zur Abstimmung zwischen Systemen und Geschäftsfunktionen. Hierdurch sollen die Effizienz, Transparenz, Flexibilität und Qualität steigen sowie die Kosten sinken. Außerdem fördert das BPM die Entwicklung neuer Geschäftsprozesse.

Wo unterscheiden sich die Methoden?

Unternehmen müssen dafür sorgen, dass Produkte und Dienstleistungen konkurrenzfähig bleiben. Modernisierungen und Anpassungen von Prozessen sind immer erforderlich. Zur Erreichung dieses Ziels können die Verantwortlichen beide Methoden verwenden.

Allerdings stellt sich immer wieder die Frage, welche Methode für welche Situation besser geeignet ist. Beide Methoden verfolgen dieselbe Zielsetzung, werden jedoch unterschiedlich umgesetzt – RPA eher faktisch, BPM eher strategisch.

Bei den Softwarerobotern handelt es sich um Algorithmen, die automatisiert die faktische Bearbeitung verschiedener Aufgaben übernehmen. Das BPM hat die Geschäftsabläufe im Blick und ermöglicht eine zielgerichtete Analyse und Optimierung. Eine detaillierte Modellierung aller Abläufe, deren gezielte Durchführung und Überwachung sowie ständige Verbesserung bilden die Kernelemente des BPMs. Die Methode unterstützt die Unternehmen bei der Digitalisierung, Modernisierung und Neudefinition von Prozessen. BPM arbeitet somit auf der strategischen Ebene, die das Ziel verfolgt, die internen Abläufe an die Anforderungen ihrer Zielgruppe anzupassen, um den Unternehmenserfolg zu sichern.

Die unterschiedlichen Einsatzszenarien

Die Methoden und softwaregestützten Techniken des BPM setzen sich intensiv mit den Prozessschritten eines kompletten Geschäftsprozesses auseinander und unterteilen diesen in zahlreiche Unterprozesse. BPM umfasst eine breite Palette von Software-Technologiekomponenten und Workflow-Engines, um Optimierungspotenziale zu suchen, Workflows kontinuierlich zu verbessern und für einen reibungslosen Wissenstransfer in Unternehmen zu sorgen. Dazu zählt auch der Einsatz von Process-Mining-Tools, die die Prozessverantwortlichen bei der Evaluierung der Prozessqualität unterstützen. Bei BPM geht es um das Re-Engineering von Prozessabläufen zur Beseitigung von Engpässen, zur Verbindung von Systemen, zur Verbesserung der Daten- und Prozessqualität und zur Steigerung der Produktivität im gesamten Unternehmen. Insgesamt dient das BPM einer gesamtheitlichen Betrachtung entlang der Wertschöpfungskette.

Die Software-„Bots“ einer RPA-Lösung sind so konfiguriert, dass sie routinemäßige, eintönige Aufgaben erledigen, die ein Mitarbeiter normalerweise erledigen müsste. Ihr Ziel ist die Minimierung manueller, sich wiederholender und regelbasierter Aufgaben, die keine komplexe Entscheidungsfindung erfordern. Sie sind ausgelegt auf ein unterbrechungsfreies Arbeiten über die bestehenden Prozesse und Anwendungen eines Unternehmens hinweg, ohne dass eine Kodierung oder eine umfassende Schulung von Mitarbeitern erforderlich ist. Ist der Prozess an sich ineffizient, kann das durch die Implementierung eines Bots nicht behoben werden. In diesem Zusammenhang kann man die Thorsten Dirks, Mitglied des Vorstands der Deutschen Lufthansa AG, zugesprochene Aussage gerne wörtlich nehmen. „Wenn Sie einen Scheiß-Prozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess!“

„Ich werde oft gefragt: Wie, wann und wo soll ich starten, wenn ich die Erkenntnis habe, dass die Qualität meiner Stammdaten im ERP schlecht ist? Die Antwort ist einfach: von vorn!“ – Max Spies

An dieser Stelle kommt BPM ins Spiel, denn dies schafft die Grundlage für die robotergestützte Automatisierung des Prozesses. Grundsätzlich startet jede nachhaltige Veränderung mit der BPM Analyse und führt zu Anpassungen der Prozesse. Erst im Anschluss folgt die Automatisierung dieses Prozesses durch den Einsatz einer Automatisierungstechnologie wie RPA.

BPM und RPA wirken zusammen

Angesichts der angestrebten Produktivitäts- und Effizienzsteigerung stellen die Methoden keine konkurrierenden Ansätze dar. Durch die Kombination von BPM und RPA lassen sich Lösungen für die Automatisierung erzeugen. BPM ist verantwortlich für das Arrangement von Prozessen, die Interaktion, das Management von Ausnahmen und komplexen Entscheidungen durch Menschen. RPA ist verantwortlich für sich wiederholende Aufgabenfolgen, die vollständig an „digitale Kollegen“ übergeben und skaliert werden können. Durch die Nutzung beider Verfahren können Unternehmen bei der Automatisierung eines Metaprozesses den jeweils effizienteren Ansatz auf der Prozessebene wählen.

Maximilian Spies My Take: Business Process Management und Robotic Process Automation sind zwei Methoden, welche für die digitale Transformation notwendig sind. Dabei stellt BPM den gesamtheitlichen und strategischen Teil mehr in den Fokus. Komplette Geschäftsprozesse werden durch ein Team mit entsprechenden Werkzeugen analysiert, modelliert und optimiert. Im Ergebnis entstehen nachhaltige und moderne Geschäftsprozesse, welche die Grundlage für Automatisierungstechniken darstellen. RPA ist häufig der nachfolgende Schritt und bringt, wenn systemimmanente Fehler ausgeräumt wurden, eine nachhaltige Steigerung der Effizienz. RPA kann punktuell zum Einsatz kommen und schnelle Erfolge bringen.
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Die digitale Transformation setzt die Anpassung, Optimierung und Automatisierung der Prozesse voraus. Effizienzsteigerungen und die Vermeidung von Fehlern sind zukunftsentscheidend. Die gesamte Qualität der Arbeit, nicht nur der Produkte, muss gesteigert werden. Zwei Ansätze kommen hier zum Zug. Das Business Process Management (BPM) und das Robotic Process Automation (RPA). Ich halte die beiden Methoden zunächst auseinander. In der Regel benötigen wir die Kombination, um eine nachhaltige Verbesserung zu erreichen.
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Beyond-Print.de

Max Spies, ein echter Schweizer Degen, ist Drucktechniker und Betriebswirt. Als ERP-Spezialist der zipcon consulting GmbH recherchiert er entlang der gesamten Wertschöpfungskette und steigt in die Tiefen der Unternehmensbereiche ein. Menschen, Prozesse und Werkzeuge sind ihm bei seinen Betrachtungen in gleichem Maße wichtig. Mit Neugier, Rückgrat und einer Portion Allgäuer Streitlust erarbeitet er sich die Informationen. Seine verständlichen Expertisen sind die Grundlage für ergebnisorientierte Konzepte in den Kundenprojekten. Max Spies ist seit 35 Jahren in der Druckindustrie, war als Journalist bei „Deutscher Drucker“ tätig und schreibt Gastbeiträge für die Fachmagazine „Druckmarkt“ sowie „Grafische Revue Österreich“. Vor seiner Zeit bei zipcon war er für einen ERP-Software Anbieter in Deutschland, Österreich und der Schweiz tätig und ist als aktiver Netzwerker in diesem Wirtschaftsraum bestens orientiert. (Profile auch bei Xing, LinkedIn)

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