Wollen Sie die Welt auch ein wenig verbessern? Also vielleicht nicht gleich die ganze Welt, aber doch immerhin die direkte Umwelt, in der Sie leben. Jede Veränderung beginnt mit dem ersten Schritt und diesen ersten Schritt tun wir, wenn das Bewusstsein vorliegt, dass etwas passieren muss. Es folgt die intrinsische Motivation, also der echte und dringende Wunsch. Um uns zu verändern, müssen wir uns Wissen aneignen, wie es auch anders gehen könnte. Wir müssen üben und erreichen zunehmend Fähigkeiten, welche zur Veränderung notwendig sind. Damit sich die Veränderung einstellt, müssen wir unser Handeln prüfen und anpassen. Soweit zur Theorie. Später werde ich den Certified-Scrum Coach und wibas Geschäftsführer, Malte Foegen, sagen hören: „Das ist keine Theorie, das ist die an einem anderen Ort gelebte Praxis!“
Sie wollen wissen, was Scrum eigentlich bedeutet? Wörtlich übersetzt: Gedränge. Und das soll helfen? Der Begriff kommt aus dem Rugby, aber ich denke an Amercian Football und führe mir dieses Bild vor Augen. Okay, ich denke an die NFL, bei Gleichstand wird innerhalb einer 10-minütigen Verlängerung dort nach dem Sudden-Death-Prinzip gespielt. Ich glaube, dass die Offensive jetzt nicht lange diskutiert. Einer muss den Ball annehmen und rennen. Das kann ich nachvollziehen. Den Rest über Scrum können Sie über die gängigen Suchmaschinen herausbekommen. Adäquate Kursangebote liefern die Search Engines gleich mit. In diesem Beitrag geht es mir darum, das Verständnis für die Veränderung zu schaffen und den Blick nach unten und oben zu richten. Ich gebe eine Antwort, warum nach meiner Erfahrung die Scrum-Methode für ein Unternehmen, gleich welcher Größe und unabhängig vom Geschäftsmodell, in manchen Projekten einen entscheidenen Vorteil auf dem Weg der Veränderung bringen kann und warum sich die Schulung zum Certified Scrum Product Owner (CSPO) auszahlt. Interessiert? Dann lesen Sie weiter.
Viele Tage vor der Anmeldung zur CSPO Schulung
Im Jahr 2011 stellte Forrester Research fest, dass drei Viertel der Projekte scheitern. Bewusst zitiere ich eine Studie, welche die Zahlen weit vor der Pandemie auswertet. Alle waren in ihren Büros in den Unternehmen und Home Office kannte man nur vom Freitag Nachmittag des Außendienst-Mitarbeiters. Die Quote erfolgreicher Projekte hat sich nicht verbessert. Auch neuere Auswertungen bestätigen, dass viele Projektteams das Projektziel nicht erreichen. Die Gründe mögen unterschiedlich sein und selbst bei denen, die nicht als gescheitert gelten, muss man von außen betrachtet sagen, dass das Ziel so angepasst wurde, dass man eben noch so sagen kann, „Hat geklappt.“ Eine echte Veränderung oder gar eine bessere Welt können nach Abschluss des Projektes nur wenige Projektverantwortliche vorweisen.
Häufig werden Projekte nach verschiedenen Projekttypen unterschieden. Routine-Projekt, Innovationsprojekt, Akzeptanzprojekt oder Change-Projekt. Ich persönlich unterscheide lieber aufgrund der Aufgabe. Ist die Aufgabenstellung komplex oder kompliziert? Thorsten Wolf beschreibt das in seinem Blog-Eintrag sehr gut. Mechanische Uhren sind kompliziert, für mich auf alle Fälle, für den Uhrmacher mit seinem Wissen nicht. Kompliziertheit lässt sich also durch Wissen und Übung beheben. Komplexität ist ein Spiel mit vielen unbekannten Einflüssen. Sie werden mir zustimmen, dass eine Partnerschaft zweier Menschen (die kleinste denkbare Gruppe) voller Überraschungen, also komplex, sein kann.
Für komplizierte Projekte eignet sich das sogenannte Wasserfall-Modell. Ein lineares Vorgehen, das in aufeinander folgenden Projektphasen organisiert ist. Wie bei einem Wasserfall mit mehreren Kaskaden „fallen“ die Ergebnisse einer Stufe nach unten in die nächste und sind dort verbindliche Vorgaben.
Unternehmen müssen sich akutell schneller anpassen und weiterentwickeln als je zuvor. Hierfür bietet meiner Meinung nach Scrum eine sehr gute Unterstützung. Das Modell ist seit etwa 1995 bekannt. Ursprünglich für die Software-Entwicklung gedacht, wird Scrum inzwischen in vielen Bereichen eingesetzt. Es ist eine Umsetzung von Lean Development für das Projektmanagement. Ich bin 2013 erstmals mit Scrum konfrontiert worden und war damals in der Rolle eines Product Owners. Auch wenn wir nicht hundertprozentig dem Scrum-Guide folgten, haben wir doch die wesentlichen Vorteile genutzt. Scrum als Projektmanagement-Methode hat sich weiterentwickelt und ist heute auf einem sehr guten Niveau. Viele agile Projekte folgen dem Konzept oder haben Elemente daraus im Einsatz.
Das Bewusstsein, dass etwas passieren sollte, liegt in den Unternehmen in der Regel vor. Ob der Wunsch zu echter Veränderung bei allen Beteiligten vorliegt, das muss man herausfinden. Ist die intrinsische Motivation wirklich vorhanden? Ja, nein, vielleicht? Es lässt sich schnell herausfinden, wenn es um die Verteilung der ersten Aufgaben geht. Das Commitment „Wir wollen auch in zehn Jahren noch erfolgreich als Unternehmen sein“ hole ich mir auf alle Fälle bei allen immer ab. Sagt an dieser Stelle eine/r im Unternehmen nein, dann haben Sie ein anderes Problem.
Tag 30 vor der Anmeldung zur CSPO Schulung
Es ist schon eine Kunst, im vollen Betrieb eine Veränderung herbeizuführen. „Kunst kommt vom Können“, wusste schon Johann Gottfried von Herder. Dem Kultur-Philosophen wird der Aphorismus zugeschrieben. In einer verbreiteten ironischen Erweiterung heißt es: „Kunst kommt von Können, käme sie von Wollen, hieße sie Wulst.“ Als Wulst wiederum wird die Verdickung, die durch Erstarrung flüssiger Stoffe entsteht, bezeichnet. Überforderung entsteht, wenn Wissen und Können fehlen. Es kommt zu Erstarrung; zum Stillstand der Projekte oder sogar ganzer Unternehmen.
Die Digitalisierung bringt aktuell eine der größten anzunehmenden Veränderungen in die Unternehmen. Vom Webshop direkt auf die Digitaldruckmaschine, vorbei an allen natürlichen Personen bis zum Versand. Parallelbetrieb mit „klassischer“ Fertigung von Druckprodukten an Offsetmaschinen. Diese Situation treffen wir derzeit weltweit in der Druckindustrie an. Auf der einen Seite Start-Up, auf der anderen Seite Verwaltung. Wichtig ist es, den „clash of culture“ zu vermeiden. Definitiv spannend und hundertprozent komplex, da werden Sie mir sicher zustimmen.
Also erinnere ich mich zurück, an meine Erfahrungen mit Scrum. Was lief gut? Was lief schlecht? Warum lief es schlecht? Die Anworten habe ich für mich schnell ausgemacht. Aber liege ich wirklich richtig? Ich mache was ich immer mache, wenn ich mich selbst hinterfrage: Ich recherchiere und kaufe ein Buch. Meine Wahl fällt auf das 2021 im Vahlen Verlag erschienene Buch „Der professionelle Product Owner“. „Dieses Buch stellt eine Methode vor, wie wir unsere Wünsche (die des PO) überzeugend, kohärent und mit einem Minimum an Aufwand kommunizieren können,“ lobt kein geringerer als Ken Schwaber, Chairman & Gründer, Scrum.org. Ich arbeite mich durch mäßig bebilderte schwarz-weiße Seiten vor, bis zur Seite 264. Letzte Überschrift „Erfolg messen“. „Letztlich gründet sich der Erfolg des Product Owners und somit auch des Produkts auf die drei „V“. Vision, Value und Validation, steht da in einem Kreis geschrieben. Ja, die Menschen, die ich im Sinn habe, kennen meine Vision und Wissen von dem „Produkt“, welches sie „herstellen“ sollen. Ja, der ROI ist messbar und lässt sich noch maximieren. Das Value stimmt. Nein, die Qualität des „Produktes“ ist noch nicht gut genug, um es „auszuliefern“. Ich denke, ich habe verstanden und doch habe ich mal wieder das Gefühl, du kannst 20 Bücher über Tennis lesen, spielen kannst du es deswegen noch lange nicht. Ich will jetzt mehr. Das Selbststudium reicht mir nicht aus. Ich habe so ein wenig das Gefühl wie bei langsam beginnenden Zahnschmerzen. Also ab zum Arzt, pardon, Scrum-Trainer.
Tag 15 vor der Anmeldung zur CSPO Schulung
Meine Güte, das Netz ist voll mit Angeboten selbsternannter Scrum-Evangelisten. Alle zertifiziert. Ich handle wie ein Einkäufer, wenn ein Angebot generell den Anforderungen entspricht. Ich suche noch zwei weitere Anbieter mit etwa gleichen Möglichkeiten und dann greife ich schlicht zum Telefon und rufe an.
Beim ersten Anbieter höre ich ein Band mit der Ansage, ich möchte doch bitte eine E-Mail senden und man würde sich dann melden. Hmm. Zweiter Versuch: Super freundliche Stimme, hört mir zu und gibt mir ein paar wertvolle Hinweise, ohne mich zu drängen. Ich gebe der netten Dame meine Kontaktdaten und verspreche, auf eine mir angekündigte E-Mail zu antworten, sobald ich sie im E-Mail-Postfach habe. Viel besser, denke ich. Dritte Option: Ebenfalls sehr kompetent und freundlich. Aber das Angebot bleibt aus. Wie jetzt, als Anrufer mit Interesse bin ich im AIDA-Trichter doch schon kurz vor „D“. Warum kommt da kein konkreter Hinweis auf eine Buchung? Da stimmt doch was nicht, denke ich noch, als mich ein Hinweis auf eine eingehende E-Mail aus den Gedanken reißt und ich von Anbieter Nummer 2 konkretes Material mit Terminvorschlag für einen Online-Kurs bekomme. Meine Customer Journey ist damit beendet und ich habe mich für wibas aus Darmstadt entschieden.
Tag 5 vor der Schulung zum CSPO
Ich wurde von einem Unternehmer mal gefragt, was ich als erstes in einem Unternehmen verbieten würde, wenn ich es könnte. Da ich das nicht zum ersten Mal gefragt werde, antworte ich immer mit „unvorbereitet an Dinge herangehen“. Es irritiert mich, wenn an dieser Stelle gelacht wird, was aber häufig so ist. Warum sollte aber etwas, was Schüler ab den ersten Proben beigebracht wird, später nicht mehr gelten? Wer aus den validen Systemwissenschaften die logischen Konsequenzen für das Meistern von Komplexem zieht, kann nur zu diesem Schluss kommen: Gute Vorbereitung ist alles, und zwar auf allen Seiten.
Ich erwarte von einem Schulungsanbieter, dass ich vorab eine E-Mail mit den Links zu den Anwendungen bekomme. In diesem Fall zu Welo und Miro. Richtig professionell ist es, wenn der Anbieter dann auch noch einen oder zwei Termine zur Auswahl stellt, um die Tools kennenzulernen. Außerdem kann man erwarten, dass man je nach Schulung oder Art des Meetings rechtzeitig eine Agenda und gegebenenfalls ein Handout (analog oder digital) bekommt. Eine kleine Überraschung hat wibas auch noch in meine „Schultüte“ gesteckt, das fand ich sehr sympathisch und hat meine Vorfreude auf drei ganze Tage Online-Meeting deutlich erhöht.
Ich erwarte von mir und allen Schulungsteilnehmern, dass jeder sich gut vorbereitet. Also die Grundlagen klar sind und dem Inhalt und dem Ziel angemessen sind. Schulungen sind keine Einbahnstraße und Frontalunterricht ist online noch schwerer auszuhalten als in Präsenz. Meine Handlungsempfehlung ist, da die Frage sowieso kommt, machen Sie sich klar, welche Erwartungen Sie an eine Schulung haben. Nur dann kann der Dozent zum Ziel führen. Und abschließend: Es ist eine Frage der Fairness, sich so gut wie es nur irgendwie geht frei von Störendem zu machen. Egal ob online oder Präsenz, wer schon telefonieren muss, geht raus!
Tag 1 der Schulung
Ich fühle mich gut vorbereitet. Die Technik steht, andere Termine habe ich abgesagt und mein Handy auf nicht stören gestellt. Ich habe mir den aktuellen Scrum-Guide nochmal angesehen und bin pünktlich im virtuellen Schulungsraum. Nach ein paar technischen (Deutschland deine Bandbreite) Problemen geht es los. Mit zwei Dozenten.
Es ist Zufall, aber ein absoluter Glücksfall für jede Schulung, wenn das Leistungsniveau der Teilnehmer annähernd auf gleicher Höhe ist. Die meisten haben schon in einem Scrum-Projekt mitgewirkt. Natürlich gibt es Ausreißer nach oben und nach unten. Damit sich keiner langweilt, legen wir die „ELMO“-Regel für uns fest. Enough, let´s move on!
Die Dozenten stellen zuerst die Faktenlage klar. Daran erkennen Sie eine gute Schulung. Woher soll der Trainer wissen, was die Teilnehmer können? Lifehack von mir: Wenn ein Dozent nur Ihren Namen und ihr Unternehmen wissen will, dann ist das der richtige Zeitpunkt zu fragen, von welchem Niveau er ausgeht und ob das alle haben.
Malte stellt zu Anfang klar „Scrum, wie es im Buche steht“. Es gibt tolle Techniken, die aber nichts mit der Methode an sich zu tun haben. Also „Tolle Technik, gehört aber nicht zu Scrum“. Es gibt auch Sachen, die vom Sinn her im Scrum-Guide stehen, aber eben nicht genau so, wie es die Teilnehmer von ihren Projekten her kennen. Und zum Schluss gibt es noch die „blöden“ Techniken. Meist entstanden aus individuellen Anpassungen in den Unternehmen. „Man kann alles machen, nur dann ist es eben kein Scrum“, werden wir die nächsten Tage noch öfters hören. Wenn ich mich so an meine Erfahrungen mit Scrum erinnere, hätte ich öfters zur Besinnung auf das agile Manifest aufrufen sollen.
„Die Scrum-Schulungen leben – ganz im Geiste vom agilen Manifest – von der co-kreativen Zusammenarbeit von Teilnehmern und Trainern. So ist jedes Training immer wieder einmalig.“ – Malte Foegen
Tag 2 der Schulung
Es sind nun alle eingeordnet, Teilnehmer und Dozenten gleichermaßen. In der Retrospektive nach dem ersten Tag heben wir die Aha-Erlebnisse des ersten Tages hervor. In der Summe kann man sagen, dass die Teilnehmer plusminus auf einer Wellenlänge sind. Es wird deutlich, dass doch die meisten von der „wahren“ Lehre in ihren Unternehmen abweichen.
Den Wunsch nach praktischer Umsetzung von Scrum erfüllen die beiden Dozenten am zweiten Tag der Schulung voll umfänglich. Wir lernen in verschiedenen praktischen Arbeiten mittels verschiedener Tools die Aufgaben eines Produkt Owners besser kennen. Auch die weiteren Rollen im Scrum Team beleuchten wir genauer, denn nur so ist eine Abgrenzung überhaupt möglich. Wir lernen, was stimmt und was ein Mythos ist. Der Tag ist schnell vorrüber, aber mir brummt der Kopf ein wenig. Lifehack zwei: Nehmen Sie sich für das Ende eines ganzen Online-Schulungstages für den Abend nichts anderes mehr vor, als ein wenig Bewegung an der frischen Luft.
Tag 3 der Schulung
Die Retrospektive des zweiten Tages ist schon etwas mehr im Scrum-Thema. Meinem Empfinden nach gaben die Teilnehmer den Themen „Definition of Done“ und „Produkt Backlog“ das meiste Gewicht. Das ist auch gut so, denn letztlich führt die Schulung ja auch zu einem anerkannten Zertifikat der Scrum Alliance.
Das Vertiefen der Product Owner Rolle ist das zentrale Thema des dritten Tages. Einige der für mich spannendsten Fragen sind: „Wie gelingt agiles Arbeiten in klassischen Organisationsformen?“, „Woran erkennen wir eine schlechte Implementierung neuer Arbeitsmodelle?“ und „Wann funktioniert Scrum in der Organisation wohl nicht?“.
Wir haben Erkenntnisse gewonnen und Antworten gefunden, in dem wir uns mit den Rollen in Scrum beschäftigt haben. Product Owner, Entwickler und Scrum Master – alle drei Rollen treffen in Scrum auf die Stakeholder. Wir sammelten aus der Perspektive der Verantwortlichkeiten die formalen und informalen Stakeholder. Mir persönlich hat es viel gebracht, eine Sammlung zu erstellen, was es für eine gute Zusammenarbeit zwischen Scrum-Team und Umgebung braucht und was eine Behinderung darstellt.
Tag 2 nach der Schulung
Scrum hat sich als iterativer Prozess an sich als Methode weiterentwickelt und eignet sich für komplexe Projekte hervorragend. Das bedeutet aber nicht, dass Scrum ein Projekt weiterbringt, bei dem man nicht weiß, was einen erwartet. Das Management ist absolut wichtig. Sie können auf verschiedene Rollen verzichten, doch machen nach meiner Erfahrung die in personalunion ausgeübten Zuständigkeiten ein Projekt nicht besser. Die Gewaltenteilung hat sich bewährt. Nennen Sie mir einen guten Grund, warum das in Projekten anders sein soll.
Auch wenn Sie sich nicht komplett auf Scrum für Ihr eigenes Projektmanagement entscheiden, dann empfehle ich spätestens, wenn Sie eine neue Software, wie beispielsweise ein ERP-System oder ähnlich komplexes mit einem hohen Anteil an individuellen Anpassungen einführen und der Software-Lieferant die Scrum-Methode für seine Entwicklung bemüht, den Kurs zum CSPO. Das gegenseitige Verständnis ist einfach besser, wenn man die gleiche Sprache spricht.
Während ich gerade so die Schulung reflektiere und für mich feststelle, dass sich die drei Tag auf alle Fälle gelohnt haben, erreicht mich das Fotoprotokoll von wibas. So gehört sich sich das, am Ende von drei spannenden Tagen.
