Trends: Der Weg zum Optimum

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Ein prozessorientiertes Qualitätsmanagement-System ist ein wirksames Werkzeug zur Sicherung und Steigerung des Unternehmenserfolges. Für kleine und mittlere Unternehmen fehlen oft einfache Anleitungen mit zweckmäßigen Hilfen zur Umsetzung. Der Artikel bietet eine erste Orientierung auf dem Weg zum Optimum.

Für gutes und umfassendes Qualitätsmanagement gibt es eine Norm. Die DIN EN ISO 9001:2015 ff, da steht nichts Falsches drin, ist aber vielfach zu üppig. Auf dem Weg zur Optimierung sind vier prinzipielle Fragen hilfreich. Der Stoß in eine Richtung kann nur funktionieren, wenn sich die Beteiligten über die Antworten einig sind. Vom System ausgehend hin zur Optimierung ist es ein spannender und lohnender Weg.

Was verstehen wir unter einem System?

Ich verstehe unter einem System ein abgegrenztes, natürliches oder künstliches „Gebilde“, das aus verschiedenen Teilen mit verschiedenen Eigenschaften besteht. Teile, die aufgrund bestimmter geordneter Beziehungen untereinander als gemeinsames Ganzes betrachtet werden. Das Zusammenwirken der Teile basiert auf einer formellen oder informellen Struktur.

Die Erfahrung zeigt, dass sich Mitarbeiter eines Unternehmens häufig nicht oder nicht mehr als Teil eines Unternehmens, sprich des Systems, verstehen. Das Denken geht häufig nicht über die Abteilungsgrenze hinaus und es herrscht ein „Silo-Verhalten“ vor. Die Grenzen der Abteilung verhindern die Optimierung.

Was verstehen wir unter Funktion?

Die Funktion (von lateinisch functio „Tätigkeit, Verrichtung“) steht zunächst ganz allgemein für die Aufgabe und Wirkweise einer Sache. In der Systemorganisation verstehe ich darunter einen abgegrenzten Aufgaben- und Verantwortungsbereich. Zur Abgrenzung von Aufgaben ist das mathematische Verständnis der Funktion, die Abbildung zwischen Mengen, hilfreich.

In der Praxis kommt es durch Personalunion und Ämterhäufung dazu, dass Mitarbeiter mehrere Funktionen haben, also Elemente (Aufgaben) von Menge A (Abteilung A) und Menge B (Abteilung B) als Aufgabe erledigen. Erfolgt die Zusammenlegung von Funktionen nicht unter Berücksichtigung der Prozesse, kann sich sogar eine Dysergie einstellen, also das Gegenteil der Synergie, bei der Prozesse gegeneinander arbeiten. In diesem Zustand wird das System träge und unflexibel.

Was ist ein Fehler?

Die Abweichung eines Zustands, Vorgangs oder Ergebnisses von einem Standard, den Regeln oder einem Ziel bezeichne ich als Fehler. Es gilt immer die Ursache des Fehlers zu finden. Die Analyse eines Fehlers oder Problems gelingt mir mit dem Ursache- / Wirkungsprinzip am einfachsten. Andere Bezeichnungen für diese Darstellungsform sind Fischgrätendiagramm oder Ishikawa-Diagramm.

Tatsächlich beschäftigen wir uns im Tagesgeschäft mehr mit der Wirkung als mit der Ursache. Ist den Mitarbeitern die Beziehung von Wirkungen zu Ursachen nicht mehr klar, dann ist eine Fehleranalyse in der Regel nur noch durch einen externen Blick machbar. „Das haben wir schon immer so gemacht“, ist das schulbuchmäßige Indiz für ein ungenügendes Verständnis der wechselseitigen Beziehungen.

Wie bewertet man Risiken?

Die identifizierten Fehler stellen für ein Unternehmen Risiken dar. Diese müssen durch das Unternehmen selbst oder durch Dritte bewertet und priorisiert werden. Die Priorisierung erfolgt unter den Gesichtspunkten von Effekt und Aufwand.

Eine Veränderung ist mit Aussicht auf Erfolg leichter zu erreichen. Stellt sich für die Beteiligten ein Vorteil ein, dann hält die Veränderung bei gleichbleibenden Gegebenheiten auch an. In der Praxis versuchen wir die sogenannten Low-Hanging-Fruits (= niedriger Aufwand, hoher Effekt) herauszuarbeiten. Es macht einfach mehr Spaß, wenn sich schnell ein sichtbarer Erfolg einstellt.

Wir finden das Optimum

Unter bestimmten Voraus- und Zielsetzungen nach dem Optimum zu suchen, nennen wir Optimierung. Das Optimum ist das beste erreichbare Resultat im Sinne einer Abwägung zwischen verschiedenen Eigenschaften mit Blick auf die Anwendung oder eines Ziels.

Niemand kommt auf die Welt und gewinnt am gleichen Tag den 100-Meter-Sprint bei einem Wettkampf. Wir lernen sitzen, stehen, gehen und rennen. Vielleicht werden wir Sprinter. Vielleicht werden wir Langstreckenläufer. Für beides brauchen wir Regeln, damit alle unter gleichen Bedingungen starten und wir müssen die Ergebnisse von einer Marke aus messen. In der Praxis erreichen wir das Optimum unter Anwendung der SMART-Formel.

My Take: Immer wieder erlebe ich, dass sich Mitarbeiter in einem Unternehmen nicht mehr als Teil des Systems sehen. Die Struktur des Systems oder der Funktionen sind unklar, eine Fehleranalyse erfolgt nicht. Der Versuch der Optimierung basiert nicht auf einer Risikobewertung. Dieser Ansatz führt zur Überlastung. Die drei typischen Reaktionsmuster darauf sind, wir Menschen können kaum anders: Angriff, Flucht oder Totstellen. Dem Angreifer hört man am besten zu, bis ihm nichts mehr einfällt. Dem Fliehenden muss man im geschützten Raum Fragen stellen, bis man zum Grund der Flucht kommt. Den schwersten Weg hat man mit denen, die sich totstellen, also Mitarbeitern, die innerlich gekündigt oder den Dienst nach Vorschrift perfektioniert haben.

Das Optimum zu erreichen ist nicht einfach. Schwer schon deshalb, weil die Voraussetzung, das Verlassen der eigenen Komfortzone, die allerwenigsten mögen. Wer das mag ist jedoch erfolgreich, in oder mit einem Unternehmen.

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Ein prozessorientiertes Qualitätsmanagement-System ist ein wirksames Werkzeug zur Sicherung und Steigerung des Unternehmenserfolges. Für kleine und mittlere Unternehmen fehlen oft einfache Anleitungen mit zweckmäßigen Hilfen zur Umsetzung. Der Artikel bietet eine erste Orientierung auf dem Weg zum Optimum.
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Beyond-Print.de

Max Spies, ein echter Schweizer Degen, ist Drucktechniker und Betriebswirt. Als ERP-Spezialist der zipcon consulting GmbH recherchiert er entlang der gesamten Wertschöpfungskette und steigt in die Tiefen der Unternehmensbereiche ein. Menschen, Prozesse und Werkzeuge sind ihm bei seinen Betrachtungen in gleichem Maße wichtig. Mit Neugier, Rückgrat und einer Portion Allgäuer Streitlust erarbeitet er sich die Informationen. Seine verständlichen Expertisen sind die Grundlage für ergebnisorientierte Konzepte in den Kundenprojekten. Max Spies ist seit 35 Jahren in der Druckindustrie, war als Journalist bei „Deutscher Drucker“ tätig und schreibt Gastbeiträge für die Fachmagazine „Druckmarkt“ sowie „Grafische Revue Österreich“. Vor seiner Zeit bei zipcon war er für einen ERP-Software Anbieter in Deutschland, Österreich und der Schweiz tätig und ist als aktiver Netzwerker in diesem Wirtschaftsraum bestens orientiert. (Profile auch bei Xing, LinkedIn)

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