(07. April 2009 – ds) Auf der OnDemand in Philadelphia hat Michael George, Director of Central Services der Universität Villanova aus Philadelphia, seine Erfahrungen im Umgang mit Web-to-Print geschildert und ist dabei auf Probleme und Lösungen eingegangen, als es für die Universität um die Frage ging: Web-to-Print Lösung selbst programmieren oder eine bestehende Lösung kaufen?
Die Villanova University ist eine lokale Universität aus Philadelphia mit knapp 10.000 Studenten von denen 6.000 auf dem Campusgelände leben und 4.000 täglich zur Universität pendeln. Vor 10 Jahren wurde Michael George an die Universität geholt, um festzustellen, ob sich eine Fortsetzung des Uni-Internen Drucksystems bestehend aus mehreren Digitaldruckern, lohnt oder nicht. Dieses Graphics Department der Villanova University wurde also komplett evaluiert. Festgestellt wurde dabei schnell, dass die Maschinen nur den Lehrkräften zur Verfügung stand, aber nicht den Studenten. Dies musste geändert werden und ebenso der Zugang zu den einzelnen Geräten.
Früh im Jahr 2001 ging es dann los mit der Implementierung von W2P in das Uni-Netz der Villanova University. Von dort an stieg das Printvolumen in jedem Jahr um fast 20 Prozent.
Um folgendes ging es:
– Realistische Ziele mussten gesteckt werden
– Anzahl Volumen / Aufträge
– Die Nutzung musste mittels Benchmark gemessen werden
– Kostenaufstellung
– Wer druckt was?
– Es musste sich finanziell rentieren
– IT Infrastruktur muss nutzbar sein dafür
– Kosten müssen zurückzahlbar sein
Am meisten bewährten sich die Benchmarks, da man so herausfinden konnte, wer, was auf welchem Gerät ausdruckt. So konnte man die Vorgänge optimieren. Außerdem war es noch wichtig, den Studenten vom System zu erzählen. Und man muss die Studenten zufrieden stellen. Gerade wenn es um ihr Druckmaterial geht, wollen sie nicht warten und tolerieren keine Ausfälle.
Also schaute man sich an der Villanova University verschiedene Web-to-Print Systeme an und kam schnell zu dem Ergebnis, dass man eher auf ein vorhandenes System setzt, anstatt selbst eine Lösung zu entwickeln. Letzteres würde zu Zeitaufwändig sein, man müsste sich selbst um Probleme kümmern, die Skalierung vornehmen und das ganze System ständig und zuverlässig online halten. Kauft man stattdessen ein System, kann man sich in vielen Dingen auf den Hersteller verlassen. Auch kann man mit den Herstellern zusammen, so Michael George, an der Entwicklung des Systems teilnehmen. Wichtig dabei ist, dass man dem Hersteller direkt bezahlt und nicht eine dritte Partei zwischenhält. Denn wenn man den Hersteller direkt bezahlt, auch für den Support, kann man viel eher mit ihm umgehen und mehr mit ihm machen.
Der Zeitaufwand für die eigenständige Produktion eines Web-to-Print Produkte wäre extrem hoch und nicht festzusetzen. Kauft man stattdessen ein Web-to-Print System muss man sich im Vorfeld ein paar Wochen/Monate informieren und später dauert die Implementierung und der Test auch noch ein paar Wochen.
Das Web-to-Print Produkt
Zuerst setzte man an der Villanova auf den Digital Storefront von EFI, der jedoch einige Anforderungen nicht erfüllen konnte. Mittlerweile setzt man WebCRD von Rochester Software Associates ein. Diese klinkt sich als Drucker in alle Computer ein. Wählt man also diesen Drucker aus, wird das gedruckte File in ein druckkonformes PDF verwandelt und an den gewünschten Drucker weitergeleitet, an dem man sich den Auftrag später abholen kann. Dies ist eher ein Desktop-to-Print System, jedoch gibt es ein ausführliches Print-Portal im System, in dem viele Vorlagen und Templates bereitstehen, die man online ausfüllen und anschließend ausdrucken kann. Die Preise sind dabei recht niedrig. So kostet ein gebundenes Buch mit mehreren hundert Seiten ca. 90 US-Dollar – in den umliegenden Copyshops kostet der gleiche Auftrag ca. 140 US-Dollar.
Außerdem muss man in Kontakt zu den Studenten treten und sie fragen, welche Druckprodukte sie sich wünschen. So kam schnell der Wunsch nach Visitenkarten. Wofür, fragte sich auch Michael George, wie er in der Präsentation zugab. Der Grund ist einfach: Bewerbungsgespräche. Als Student bewirbt man sich schließlich spätestens gegen Ende seines Studiums um einen Job.
Das Web-to-Print System welches aktuell bei der Villanova Universität im Einsatz ist, wird immer vom Hersteller aktualisiert. Daher ist es wie eine Art Beta-System. Dies bringt der Universität den Vorteil, dass sie viele Funktionen ihren Studenten anbieten kann, und der Hersteller kann diese neuen Funktionen gleich im Produktivsystem bei einem großen Kunden testen.
Aktuelle Lage
Auch an der Villanova University merkt man im Moment die Wirtschaftskrise. So geht die Größe der Druckaufträge etwas zurück, aber es kommen mehrere kleine Druckaufträge, so Michael George. Im Jahr 2007 waren es 23.000 Aufträge, 2008 440.000 Aufträge – die Anzahl der Seiten jedoch steig bei weitem nicht so stark an.
Zum Abschluss sagte Michael George noch, dass er zwar stolz und froh über das System ist, es aber sehr großen Schwankungen unterliegt. „Ich halte lieber als Print Service Provider 125 Kunden als das ich mich auf 7.000 Studenten verlassen müsste“, dennoch läuft das Projekt gewinnbringend und auch eine Rechtsschule in der Umgebung der Villanova University möchte sich in das System einklinken, um ihren Studenten das Web-to-Print System mit Druckern und dem Printportal anbieten zu können.
http://www.villanova.edu
